Как организовать работу с электронными больничными листками с 1 января 2022 года: памятка работодателю. Что делать с электронным больничным листом работодателю в 2022 году

Шаг 1. Приобрести усиленную квалифицированную электронную подпись (УКЭП)

Только этот вид подписи можно использовать при работе с ЭЛН[1]. УКЭП оформляется на должностное лицо, которое будет работать с ЭЛН. Выдают УКЭП удостоверяющие центры, аккредитованные Минкомсвязи России.

Новый порядок выдачи и оформления

С 14.12.2020 начнет действовать новый порядок оформления и выдачи больничных, закрепленный в приказе Минздрава России от 01.09.2020 № 925н. Нововведения коснутся не только того, как получить электронный больничный лист работодателю, но и исправлений ошибок в документе и нюансов антикоронавирусных мер.

Нововведения для совместителей

Если сотрудник на момент наступления временной нетрудоспособности или отпуска по беременности и родам работает в нескольких организациях, он вправе оформить несколько бумажных или один электронный больничный. Если сотрудник отдал предпочтение второму варианту, он сообщает каждому работодателю номер документа.

ВАЖНО!Сотрудник не обязан продлевать больничный в том виде, в котором он его первоначально получил. То есть он вправе получить электронный листок, если изначально открывал бумажный, и наоборот.

Исправление ошибок

Не во всех организациях знают, что делать с электронным больничным листом работодателю, поэтому нередки ошибки в заполнении. Если такое недоразумение произошло, придется заново заполнить документ и отправить его в ФСС вместе с пояснением причины ошибки.

ВАЖНО!Пояснение заверяется усиленными квалифицированными ЭП руководителя и главного бухгалтера.

Карантинный больничный

Сотрудникам, которых отправят на карантин, на весь период ограничительных мер будут выдавать листки нетрудоспособности. Нововведение коснется:

• граждан, прибывших из заграницы;
• лиц, контактировавших с больными;
• лиц, признанных носителями возбудителя болезни.

Сейчас эта норма касается только последних двух категорий граждан. Кроме того, сотрудник вправе получить больничный по уходу за ребенком в возрасте до 7 лет или за недееспособным членом семьи. Но только в случае, если организация, которую посещают эти лица, закрылась на карантин.

Шаг 2. Установить программу взаимодействия с ФСС России

Выберите программное обеспечение, при помощи которого будет происходить обмен информацией с ФСС России. Есть несколько способов стать участником информационного взаимодействия:

1. Создать личный кабинет страхователя на сайте фонда[2].

Это можно сделать только через учетную запись юридического лица на портале «Госуслуги». Если у организации нет учетной записи, порядок действий следующий

2. Подключиться к сервису «Социальный электронный документооборот»[3] (далее — СЭДО). Сервис позволяет оперативно получать от ФСС России извещения об открытии и закрытии ЭЛН. Также система автоматически отправляет все необходимые сведения по больничному от работодателя в ФСС России. Подключиться к СЭДО можно, перейдя по ссылке[4], а также через бухгалтерские программы.

3. Скачать программу «Подготовка расчетов для ФСС», доступную на сайте фонда[5].

4. Воспользоваться возможностями бухгалтерских программ («1С», «Тензор» (СБИС), «СКБ Контур», «Компас-СПб» и др.), разработчики которых обеспечили взаимодействие работодателей с ФСС России.

Этапы документооборота между работником, страхователем и ФСС

Пособие по временной нетрудоспособности

1. Медицинская организация размещает ЭЛН в информационной системе «Соцстрах».
2. ФСС направляет в Пенсионный фонд запрос по поводу трудоустройства застрахованного сотрудника.
3. За один календарный день ПФР выдаёт информацию о факте трудоустройства в конкретной компании, а также ИНН и КПП страхователя.
4. ФСС уведомляет работодателя о том, что его сотрудник на больничном.
5. Когда больничный закрыт, ФСС обращается к работодателю за сведениями, необходимыми для расчёта пособия.
6. Работодатель передаёт сведения в течение трёх рабочих дней.
7. ФСС выплачивает пособие и сообщает об этом сотруднику через личный кабинет на Госуслугах и работодателя.

ФСС может запросить у работодателя сведения о:

• стаже;
• зарплате;
• районном коэффициенте;
• ставке, если сотрудник работает неполное рабочее время;
• периодах отстранения от работы без сохранения зарплаты;
• периодах отсутствия на работе.

При этом первые три дня временной нетрудоспособности сотрудника оплачивает работодатель.

Пособие по беременности и родам

1. Медицинская организация размещает в информационной системе «Соцстрах» закрытый ЭЛН.
2. ФСС запрашивает данные для расчёта у работодателя.
3. Сотрудница подаёт заявление на отпуск по беременности и родам.
4. После этого работодатель отправляет в ФСС реестр с данными для расчёта.

Пособие по беременности и родам полностью оплачивает ФСС.

Единовременное пособие при рождении ребёнка

1. ФСС узнаёт о факте рождения ребёнка из единого госреестра ЗАГСа. Ни работник, ни работодатель не обязаны об этом сообщать.
2. ФСС проверяет через ПФР сведения о трудоустройстве родителей, а через единую государственную информационную систему соцобеспечения — о назначении или неназначении пособия. Если пособие уже назначено, процедура на этом завершится. Если не назначено, ФСС продолжит запрашивать необходимую информацию.
3. ФСС может потребовать у работодателя уточнить районный коэффициент. Эту информацию необходимо передать в течение двух рабочих дней с даты получения запроса.

Ежемесячное пособие по уходу за ребёнком

По этому виду пособия сохранится заявительный порядок. Работник должен будет одновременно подать работодателю заявление о назначении пособия и о предоставлении отпуска по уходу за ребёнком до трёх лет. У работодателя есть три рабочих дня, чтоб отправить в территориальный орган ФСС форму «Сведения для назначения пособия».

Если работник утратит право на ежемесячное пособие, работодатель обязан в три рабочих дня известить об этом ФСС.

Как начисляют пособия по рождению ребенка

Раньше сотрудник обращался к работодателю с заявлением о назначении пособия, предоставлял документы о рождении ребенка из ЗАГС и справку с места работы другого родителя о том, что пособие не назначалось. Страхователь направлял документы в ФСС, и после этого выплачивалось пособие.

При проактивных выплатах ФСС получает сведения о рождении ребенка из органов ЗАГС, запрашивает в ПФР информацию о месте работы родителей и выясняет в ЕГИССО, получал ли пособие второй родитель. Работодателю может поступить запрос от Фонда о районном коэффициенте. Важно не пропустить его и ответить оперативно.

Если оба родителя работают, пособие начисляется матери, если трудоустроен один из них, выплату производят ему. Если и мама, и папа безработные, пособие выплачивают через органы соцзащиты.

Что изменилось для сотрудника

Писать заявление о назначении пособия и собирать справки больше не нужно.

Новые обязанности работодателя

В течение 2 рабочих дней направить в ФСС запрашиваемые сведения.

Проактивная выплата пособий: схема взаимодействия

Порядок взаимодействия ФСС, страхователей и медучреждений в 2022 году выглядит так:

• Медорганизация открывает больничный лист, информация о нем тут же попадает в систему ФСС.
• ФСС смотрит, поданы ли за больного СоЗЛ, и по ним определяет работодателя.
• ФСС извещает работодателя, что его сотрудник открыл ЭЛН.
• После того как больничный закроют, ФСС уведомит об этом работодателя и отправит ему предзаполненные сведения для выплаты пособия. 
• Работодатель должен подтвердить, а при необходимости изменить или дополнить эти сведения и передать обратно в Соцстрах в течение трех рабочих дней. 
• ФСС может дополнительно направить извещение по инициативе инспектора. Срок ответа — 5 рабочих дней с момента подтверждения получения.

Далее Соцстрах перечисляет пособие и информирует об этом сотрудника и работодателя.

Что изменилось в порядке расчета больничных с 2022

Пособие по временной нетрудоспособности в 2022 году нужно рассчитывать точно так же, как и прежде, в соответствии с законом №255-ФЗ. Работодатель считает сумму за первые три дня болезни — но с учетом изменений, которые влияют на размер пособия:

• МРОТ с начала года вырос до 13 890 рублей;
• вырос и максимальный размер пособия по болезни: для его расчета берут предельные величины баз на социальное страхование за 2020 и 2021 годы — 912 000 рублей и 966 000 рублей; суммы превышения не учитываются при расчете пособия.

Шаг 3. Назначить ответственного по работе с ЭЛН

Ответственного за работу с ЭЛН назначают приказом. Только в этом случае уполномоченное лицо может подписывать ЭЛН своей электронной подписью[6]. Ответственным может быть бухгалтер, главный бухгалтер или непосредственно руководитель компании.

Как передать сведения о застрахованных лицах в ФСС

Форма для сведений о застрахованном лице утверждена приказом ФСС №26 от 4 февраля 2021. По этой форме сведения нужно запрашивать у работников при трудоустройстве или в любой удобный момент, чтобы передать их в фонд. В список сведений входят:

• ФИО сотрудника и его дата рождения;
• данные паспорта, СНИЛС и ИНН;
• вид на жительство и другие документы о праве проживания в стране от иностранцев;
• данные регистрации и домашний адрес;
• способ для выплат пособия, банковские реквизиты.

Если данные меняются, работник должен сообщить об этом руководителю, а тот подает в ФСС новые сведения, чтобы пособия выплачивались вовремя.

Передать сведения в фонд работодатель должен в течение трех рабочих дней после получения их от нового работника. А сведения о работниках, которые приняты в штат до 2022 года, ФСС ждет от работодателей как можно скорее. Если сотрудников много, данные можно передавать поэтапно, начать лучше с женщин, которые планируют декрет. А еще нужно сообщить сведения работников, которые уволились не больше 30 дней назад: если они заболеют в течение месяца после увольнения, им положено пособие.

Порядок взаимодействия при оплате больничного

Раньше работодатель узнавал номер электронного больничного от сотрудника и запрашивал ЭЛН в ФСС. После получения листка нетрудоспособности бухгалтер в течение 5 календарных дней направлял в Фонд реестр для выплаты пособия. ФСС перечислял работнику деньги.

При проактивных выплатах сведения о больничном поступают работодателю по ЭДО. Сроки ответа сократились до 3 рабочих дней — важно их не пропустить.

Открытие больничного

Закрытие больничного

Что изменилось для сотрудника

Выплаты назначаются «автоматически»: сообщать номер электронного больничного работодателю не нужно. Вся информация по листку нетрудоспособности приходит в личный кабинет гражданина на портале Госуслуг.

Новые обязанности работодателя

Страхователь должен оперативно дозаполнить и исправить неточности в ЭЛН, приходящем от ФСС, и направить ответ. А значит, необходимо регулярно мониторить входящий документооборот с ведомством.

Также работодатель обязан направлять в ФСС новую форму — сведения о застрахованных. По всем работникам компания должна предоставить ее один раз. Сроки не установлены законодательством, однако ведомство настаивало на том, что сделать это нужно до конца февраля 2022 года.

Далее сведения обновляются в трехдневный срок с момента их получения в следующих ситуациях:

• при трудоустройстве нового сотрудника;
• при наступлении страхового случая;
• при изменении данных о сотруднике (например, при смене фамилии).

Если организация предоставила недостоверные или неполные сведения, ей придется возместить ФСС излишне понесенные расходы на выплату пособий.

Кто может выдать и получить электронный больничный

ЭЛН выдают сотрудники медорганизаций, имеющих лицензию на медицинскую деятельность (п. 2, п. 3 Приказа Минздрава от 23.11.2021 № 1089н):

• лечащие врачи, кроме врачей скорой помощи;
• фельдшеры, если они выполняют функции лечащего врача;
• зубные врачи, если в медицинской организации, оказывающей первичную медико-санитарную помощь нет врача-стоматолога.

Получить больничный могут граждане, застрахованные по обязательному соцстрахованию на случай ВНиМ (п. 1 Приказа Минздрава от 23.11.2021 № 1089н):

• россияне;
• постоянно или временно проживающие в РФ иностранцы и лица без гражданства;
• иностранцы и лица без гражданства, временно пребывающие в РФ (кроме ВКС).

Работники могут отслеживать информацию об ЭЛН на портале госуслуг или в личном кабинете на сайте ФСС. 

Как изменился порядок расчета электронных больничных с 2022 года

Глобальных изменений в части расчета пособий на основании электронных больничных с 1 января 2022 года не произошло. При расчете сумм за первые три дня болезни работодателям нужно учесть следующие изменения в законодательстве, влияющие на величину пособия:

• Увеличение МРОТ.
• Увеличение максимального размера больничного. Поскольку в 2022 году пособие будет выплачиваться исходя из заработка 2020 и 2021 годов, то для расчета максимального больничного нужно будет брать цифры 912 000 руб. и 966 000 руб. — предельные лимиты баз, установленные для этих лет. Для 2022 года законодатели установили планку в 1 032 000 руб. С базы, превышающей данный показатель, взносы на ВНиМ не начисляются, и соответственно, для расчета пособий суммы превышения учитываться не должны.

Общий порядок исчисления пособий и за счет средств работодателя, и за счет средств ФСС продолжает подчиняться закону № 255-ФЗ в последней редакции.

Больничный при заболевании ребёнка

С 1 сентября 2021 г. внесены изменения в оплату больничных по уходу за детьми. Раньше порядок оплаты не зависел от возраста ребёнка. Теперь законодатель разделил детей до восьми лет и старше восьми. Родителям малышей больничный будет оплачиваться из расчёта 100% среднего заработка родителя, независимо от его страхового стажа. Для родителей остальных детей всё останется по-прежнему и размер пособия будет зависеть от стажа.

Шаг 4. Разработать порядок работы с ЭЛН

Четкий порядок действий важен и для работников, и для ответственного за работу с ЭЛН. Чтобы избежать конфликтов, порядок можно:

• закрепить в каком-либо локальном акте (например, в Правилах внутреннего трудового распорядка);

• оформить в виде отдельной инструкции или

• утвердить регламент.

При разработке регламента обратите внимание на следующие моменты:

• работник сообщает работодателю номер ЭЛН любым доступным способом: по телефону или электронной почте. Какие-либо распечатки или талоны предъявлять не надо;

• с 2022 года:

– не оформляется заявление на получение пособия;

– работник не дает письменное согласие на оформление ЭЛН[7];

– уменьшится срок передачи в ФСС России сведений, необходимых для назначения и выплаты пособия, — составит три рабочих дня[8].

Сейчас на это отводится пять рабочих дней (считаем с даты, когда работодатель узнал о закрытом больничном);

• если работодатель передаст в ФСС России неверные сведения и это приведет к излишнему начислению пособия, ему придется возместить переплату[9].

Для работников можно разработать памятку, которая будет подсказывать, что им следует делать при открытии больничного листа в электронном виде:

Памятка для работника

1. Сообщить работодателю номер ЭЛН любым способом (указать, кому работник может сообщить этот номер, по какому телефону или на какой адрес электронной почты).

2. Отслеживать статус своего больничного и этапы начисления пособий на портале «Госуслуги» (для этого необходимо заблаговременно создать подтвержденную учетную запись).

3. Попросить врача сделать выписку из ЭЛН (если нет учетной записи на портале «Госуслуги» и работник хочет сохранить информацию).

Как будут начисляться пособия по электронному больничному с 2022 года

Начисление пособий по электронному больничному листу с 01.01 2022 будет происходить в проактивном (т. е. беззаявительном) режиме. Это новый термин во взаимодействии ФСС и работодателя, и означает он, что инициатором начисления и выплаты денег за дни нетрудоспособности выступит сам соцстрах. Исключением станет пособие по уходу за ребенком до 1,5 лет, здесь сохранится заявительный порядок.

Пособие по временной нетрудоспособности

Назначение и выплата пособия за счет средств ФСС по электронным больничным листам с 2022 года будут происходить в следующие этапы:

1. Обращение застрахованного лица в медучреждение, как и прежде, будет сопровождаться оформлением листка нетрудоспособности, но как мы уже сказали, исключительно в электронном варианте. Данный документ будет подлежать выгрузке в единую информационную систему ФСС.
2. Фонд направит уведомления о страховом случае работодателю и самому работнику в личный кабинет на портале «Госуслуги».
3. При закрытии больничного ФСС обязан сообщить об этом работодателю и заняться назначением и оплатой дней нетрудоспособности.
4. Если у соцстраха не хватит данных для назначения пособия, то он направит запросы для их получения в Пенсионный фонд и непосредственно работодателю.
5. Работодатель должен будет ответить фонду в течение 3 рабочих дней с момента получения информации о закрытии больничного листа.
6. На основании поступивших данных (о стаже, заработке за последние 2 года, ставке, районом коэффициенте и т. д.) соцстрах рассчитает пособие и перечислит его застрахованному лицу. Всю информацию, необходимую для назначения и выплаты, разместят в Единой государственной информационной системе социального обеспечения (ЕГИССО), откуда ее направят гражданам в ЛК на портале «Госуслуги».

Отметим, что информацию об открытии и изменениях в электронных больничных листах с 2022 года, например о закрытии, продлении, направлении работника на медико-социальную экспертизу, работодатель будет получать посредством СЭДО.

Пособие по беременности и родам

Назначение и выплата пособия по БиР также происходит на основании выписанного больничного листа. Напомним, что врач в общих случаях оформляет его на сразу на 140 дней. В зависимости от того, сколько малышей ждет будущая мама, срок нетрудоспособности продлевается.

Взаимодействовать в 2022 году предстоит по представленной схеме:

1. Сразу после выгрузки с 1 января 2022 года электронного больничного листа в информсистему ФСС уведомит об этом работодателя и направит запросы для осуществления расчета.
   Как работодателю заполнить электронный больничный лист, смотрите в «КонсультантПлюс». Пробный доступ к системе можно получить бесплатно.
2. В данной ситуации работодатель вправе не сразу ответить на запрос фонда, а только после того, как сотрудница напишет заявление на отпуск по беременности и родам. Связано это с тем, что многие женщины при благоприятном течении беременности продолжают работать чуть ли не до самых родов и, соответственно, в отпуск выходят гораздо позднее дня, прописанного врачом.
3. О том, что отпуск оформляется на меньшее количество дней, ФСС узнает от работодателя и на основании полученных данных произведет расчет и выплату пособия по БиР.

В случае осложненных родов врачи выпишут дополнительные больничные в электронном виде в 2022 году. Их оплата будет производиться по описанным выше схемам.

Единовременное пособие по рождению ребенка

Для получения пособия по случаю рождения ребенка родителям больше не понадобится писать заявление и подтверждать, что один из родителей не претендовал на него ранее. С 2022 года ФСС узнает о появлении малыша от органов ЗАГСа, после того как они внесут соответствующую запись в Единый госреестр.

Как только запись появится, ФСС направит запрос в Пенсионный фонд для получения информации о месте работы родителей и проверит, не производилась ли выплата пособия на новорожденного. Получение пособие зависит от трудоустройства родителей:

• Если оба родителя работают по трудовым договорам, то пособие выплачивается одному из них, чаще всего маме.
• Если трудоустроен только один из родителей, то пособие получит он.
• Если родители не заняты ни у каких работодателей, то выплата пособия будет происходить через органы соцобеспечения.

В случае нехватки данных для назначения пособия (например, о районном коэффициенте) ФСС может обратиться к работодателю. Последний должен ответить в течение двух рабочих дней со дня получения запроса.

Пособие по уходу за ребенком до 1,5 лет

О необходимости выплачивать пособие по уходу за ребенком до 1,5 лет будет сообщать Фонду соцстрахования сам работодатель, на имя которого работники продолжат писать заявления о предоставлении отпуска по уходу и назначении соответствующего пособия. В течение 3 рабочих дней с момента получения заявления страхователь должен направить в ФСС форму «Сведения для назначения пособия». Отметим, что ее представление является разовым, ежемесячно заполнять и отправлять ее в ФСС не требуется.

Получив реестр, соцстрах назначит пособие и будет производить его выплату в течение всего срока. Деньги, выделенные соцстрахом на обеспечение ребенка до 1,5 лет, фонд перечисляет на карту МИР.

Для каких еще пособий понадобится эта карта, мы рассказывали здесь.

Исчисление пособий для трудящихся на Крайнем Севере сопряжено с определенными нюансами. О них рассказано в статье К+ «Особенности начисления ФСС пособий работникам Крайнего Севера». Ознакомиться с материалом можно бесплатно, воспользовавшись демодоступом к системе.

Прямые выплаты и проактивный режим

В 2021 г. завершился переход региональных отделений ФСС на так называемые прямые выплаты. Теперь все отделения фонда работают в этом режиме. Это означает, что ФСС полностью берёт на себя оплату больничных напрямую работникам. Исключением является травма или заболевание самого работника: в этом случае из средств работодателя оплачиваются первые три дня болезни, но уже с четвёртого дня оплата идёт со стороны фонда. Все остальные случаи выдачи больничного (заболевание ребёнка, карантин, протезирование, долечивание в санатории и так далее) полностью оплачивает ФСС за все дни.

Выплата пособий фондом с 2022 г. осуществляется в проактивном, то есть упреждающем, режиме. Такой режим позволяет начать предоставление услуги до фактического обращения заявителя по следующей схеме:

1. Медицинский работник в медицинском учреждении оформляет электронный больничный лист и отправляет его в систему ФСС; то же происходит при продлении и закрытии ЭЛН.
2. ФСС автоматически, на основании выданных ЭЛН, оповещает работодателей в онлайн-режиме об открытии больничных на их сотрудников, а затем об их продлении и закрытии.
3. Работодатели при получении из ФСС сведений о выдаче их сотруднику ЭЛН вносят соответствующие отметки в табель учёта рабочего времени. После поступления сведений о закрытии ЭЛН работодатель не позднее трёх рабочих дней обязан передать в ФСС сведения, необходимые для выплаты сотруднику пособия по больничному листку (размер заработка, страхового стажа и так далее).
4. После получения от работодателя всех необходимых сведений ФСС начисляет и выплачивает пособие напрямую сотруднику.

Для взаимодействия с территориальными органами ФСС РФ все работодатели используют новый сервис электронного взаимодействия фонда — «Социальный электронный документооборот» (СЭДО), с помощью которого осуществляется как получение информации об ЭЛН, так и работа в рамках «Прямых выплат».

При этом заявление на оплату больничного по месту работы больше предоставлять не нужно, так же как и сам больничный или его номер. Процесс оплаты стал быстрее и доступнее.

Коротко о главном

Еженедельная рассылка с лучшими материалами «Открытого журнала»

Подписаться

НалогиАлла РулевскаяЮрист-специалист
по социальному страхованию

#налоги

Откройте счёт прямо сейчас

Без минимальной суммы, платы за обслуживание и скрытых комиссий

Открыть счётВам также может понравитьсяНет стажа — нет пособий?Чем грозит нарушение больничного режимаКак совместить отпуск по уходу за ребёнком и неполный рабочий деньМатеринский капитал: как получить деньги на покупку или ремонт жильяВсе пособия — в одном фондеОсобенности использования материнского капиталаБольше интересных материалов

Пример расчета больничного листа в 2022 году

В 2022 году действует два правила. Во-первых, больничное пособие за полный месяц не может быть меньше МРОТ с учетом районного коэффициента, если он установлен. Во-вторых, нужно сравнивать фактический среднедневной заработок со среднедневным заработком, рассчитанным исходя из МРОТ с учетом районного коэффициента.

Кроме того, размер МРОТ в 2022 году менялся дважды и составил:

• 13 890 рублей — до 31 мая;
• 15 279 рублей — с 1 июня.

Предельный заработок для базы по взносам на 2020 год — 912 рублей, на 2021 год — 966 000 рублей. Количество дней в расчетном периоде — 730. Рассмотрим пример расчета больничного в 2022 году.

Иванов Иван Петрович болел с 11 по 25 июня 2022 года. Его страховой стаж 7 лет, расчетный период для исчисления пособия — 2020 и 2021 годы.

Шаг 1. Считаем заработок Иванова за предыдущие два года. В 2020 году он составил 720 000 рублей, а в 2021 году — 850 000 рублей. Обе суммы ниже допустимых лимитов (912 000 и 966 000 рублей соответственно), значит берем для расчета фактические суммы. Таким образом, в расчетном периоде его заработок составляет 1 570 000 рублей.

Шаг 2. Найдем средний дневной заработок: 1 570 000 разделим на 730. Получим 2 150 рублей 68 копеек.

Шаг 3. Определим средний дневной размер пособия с учетом стажа. Стаж составляет 7 лет, значит размер больничного пособия составит 80% от среднего дневного заработка: 1 720 рублей 54 копейки в день.

Шаг 4. Сумма пособия к выплате: дневной размер пособия умножаем на число дней нетрудоспособности: 1 720,54 × 15 = 25 808 рублей 10 копеек. Из них за счет организации будет выплачено 5 161,62 рубля и за счет ФСС 20 646, 48 рубля.

Больничные на Госуслугах

Согласно недавней информации Минцифры, на портале Госуслуги отныне доступен сервис ЭЛН. То есть посмотреть свой электронный больничный лист можно в любое удобное время через мобильное приложение или на сайте Госуслуги. Также пользователи будут получать уведомления об изменении статуса ЭЛН: открытии, продлении, закрытии и т. д. В личном кабинете хранятся:

• номер документа;
• данные врача;
• сведения о медицинском учреждении;
• данные о периоде нетрудоспособности.

Меньше — нельзя

С 2021 г. введено ещё одно новшество: размер пособия по временной нетрудоспособности за календарный месяц не может быть меньше минимального размера оплаты труда, установленного по России. Таким образом государство гарантирует минимальное пособие в случае болезни, независимо от стажа и размера заработной платы работника. Раньше, например, у работников с маленьким стажем (до пяти лет) и маленькой зарплатой пособие могло быть меньше МРОТ.

С 1 июня 2022 г. МРОТ повысился и составил 15 279 (вместо установленных ранее 13 890) руб. В районах и местностях, где законом определено применение районных коэффициентов к заработной плате, МРОТ должен быть увеличен ещё и на установленный коэффициент. Например, районный коэффициент к заработной плате в Мурманской области составляет 1,4, поэтому для расчёта пособия по временной нетрудоспособности будет применяться сумма в размере 21 390,6 руб. в месяц.

Калькулятор больничного листа в 2022 году онлайн

Для быстрого расчета больничного листа воспользуйтесь бесплатным онлайн-калькулятором от сервиса Контур.Бухгалтерия. Подсчеты займут всего пару минут. 

1. Введите данные о периоде и причине нетрудоспособности из больничного листа и поставьте отметку, если было установлено нарушение режима со стороны сотрудника.
2. Укажите данные по доходам работника за последние 2 года, районный коэффициент и коэффициент занятости, если сотрудник работает неполный день.
3. Укажите страховой стаж и получите сумму пособия с учетом страхового стажа.

Штрафы за невыполнение требований ФСС

За нарушения при передаче сведений для начисления пособий установлены следующие санкции:

• Работодатель не предоставит документы или предоставит с опозданием — штраф в 200 рублей за каждый документ.
• Работодатель отправит недостоверные данные и документы или скроет верную информацию, вследствие чего ФСС выплатит больше денег, чем нужно — штраф в 20% от суммы излишних расходов фонда, но не больше 5 000 рублей и не меньше 1 000 рублей.
• Работодатель передаст необходимые сведения позже срока — штраф в 5 000 рублей.

Суммы излишне начисленных пособий взыщут либо с работодателя, либо с работника, — в зависимости от того, кто виноват в передаче неверной информации.

Как заполнять больничные по новым правилам

С 14 декабря работать с больничными нужно по-новому! Правила изменил Приказ Минздрава №925н от 01.09.2020.

Эксперты КонсультантПлюс подготовили обзор поправок и новую инструкцию. Используйте ее бесплатно.

Как пользоваться новым видом больничного

В оформлении и оплате электронного листка нетрудоспособности (ЭЛН) задействованы три инстанции:

1. Лечебное учреждение.
2. Работодатель.
3. ФСС.

Если хоть одно звено из этой цепочки не подключено к ЕИИС «Соцстрах» (Единая интегрированная информационная система), оформить цифровой документ не получится. Вот как перейти на электронные больничные листы работодателю:

1. Заключить соглашение о взаимодействии с региональным ФСС.
2. Зарегистрироваться в ЕИИС «Соцстрах».
3. Обучить бухгалтера пользоваться новой программой и получить для него цифровую подпись.
4. Установить ПО для проверки подлинности цифровой подписи.
5. Сообщить сотрудникам о нововведении.

Безусловно, ЭЛН гораздо удобнее бумажного аналога, подделка такого документа практически исключена, поэтому риск необоснованных выплат минимизирован. Кроме того, упрощается документооборот, снижается нагрузка на кадровиков и бухгалтеров. Тем не менее выбор формата остается за пациентом, который самостоятельно изъявляет желание получить ЭЛН в письменном виде.

Эксперты КонсультантПлюс разобрали, какие установлены особенности оплаты больничных в период пандемии коронавирусной инфекции COVID-19 (вирус SARS-CoV-2). Используйте эти инструкции бесплатно.

Когда подготовительные мероприятия завершены, разбираемся, как работает электронный больничный лист на практике:

1. Врач формирует листок нетрудоспособности в системе ФСС и отправляет его в ЕИИС «Соцстрах».
2. Заболевший работник получает от врача уникальный номер.
3. Работник передает номер в бухгалтерию работодателя.
4. Бухгалтер по полученному номеру находит листок в ЕИИС «Соцстрах» и заполняет необходимые поля.
5. После завершения заполнения бухгалтером листок поступает в ФСС.
6. ФСС занимается расчетом и выплатой пособия.

ВАЖНО!Искать ЭЛН сотрудника в ЕИИС «Соцстрах» можно не только по уникальному номеру, но и по СНИЛС.

ЭЛН содержит все те же графы, что и бумажный бланк:

• средний заработок для начисления пособия;
• страховой стаж;
• итого к начислению;
• дата начала работы.

Несмотря на внешнее сходство, чтобы корректно заполнить документ, установите актуальное программное обеспечение и пакет обновлений к нему. После окончания заполнения документ сохраняется, заверяется ЭЦП и автоматически отправляется в ФСС.

Что касается порядка оплаты цифрового листка нетрудоспособности, то он ничем не отличается от оплаты бумажного варианта.

Переход на электронный больничный

С января 2022 года Россия перешла на электронные больничные. Такие документы медики подписывают электронной подписью и размещают в информационной системе Фонда социального страхования (ФСС). Если пациент потребует, в больнице ему предоставят бумажную выписку с номером цифрового больничного.

Когда больничный закрывают, пособие по временной нетрудоспособности, беременности и родам поступает работнику автоматически — без подачи заявления, напрямую из средств ФСС.

«Аргументам и фактам» в ФСС заявили, что «быстрее и удобнее» пособия получать на карту «Мир».

РИА Новости

В ФСС объяснили, как работает схема с выплатой больничных через фонд:

• После закрытия больничного информация от врачей сразу поступает в фонд.
• После этого ФСС запрашивает подтверждение у работодателя, на получение подтверждения дается максимум три дня.
• Затем в течение 10 рабочих дней фонд направляет деньги на карту вышедшего с больничного работника.

Таким образом, деньги должны поступить примерно через 15 дней после закрытия больничного.

В ФСС отметили, что в первые три дня болезни пособие оплачивает компания-работодатель.

Однако могут возникнуть и задержки с расчетами.

Как говорилось выше, сначала ФСС ждет ответа от работодателя в течение трех дней.

Если к поступившей от работодателя информации возникнут вопросы, ФСС в течение еще пяти рабочих дней направит ему новое извещение.

После этого у компании будет еще пять дней, чтобы уточнить данные/передать недостающую информацию.

Пособие по беременности и родам выплачивают суммарно за весь период отпуска по беременности и родам.

Как работать с больничными в 2022 году: пошаговая инструкция

Шаг 1. Настройте процесс работы с ЭЛН

Назначьте бухгалтера, ответственного за работу с электронными больничными и обеспечьте доступ к онлайн-системе. Если нужно, обучите новым правилам работы тех бухгалтеров, которые раньше работали только с бумажными больничными.

Во многих сервисах разрабатываются новые возможности для работы с электронными больничными.  Для работы с электронными больничными можно воспользоваться и бесплатной программой, которую ФСС предлагает скачать в Личном кабинете работодателя.

Работайте с электронными больничными по новым правилам в Экстерне

Расскажите сотрудникам об изменениях, что больничные оформляются только в электронном виде. Можно сделать рассылку по электронной почте.

Шаг 2. Станьте участником ЭДО с ФСС

Способы электронного взаимодействия с Соцстрахом в 2022 году:

• через сервис электронного взаимодействия «Социальный электронный документооборот» (СЭДО), он интегрирован во все учетные бухпрограммы;
• ЛК страхователя на сайте фонда (предварительно нужно зарегистрироваться на Госуслугах);
• через оператора ЭДО.

Подключение к СЭДО через Контур.Экстерн

В Экстерне присоединиться к СЭДО можно в разделе «ФСС» — кнопка «Настроить СЭДО». Укажите в окошке регномер в ФСС:

Пройдемся по шагам:

1. Укажите регномер организации. При наличии кода филиала и его кода возможно разделение потоков документов. Для этого введите код.

2. Кликните «Включить СЭДО».
3. При включении СЭДО отобразится статус «Включен СЭДО».

4. Отправьте в ФСС форму «Сведения о застрахованном лице» (СоЗЛ) по каждому работнику — обязательно до его выхода на больничный. Подробнее о форме СоЗЛ читайте в этой инструкции.

Теперь вы сможете получать уведомления об открытии, продлении, закрытии и аннулировании больничных, а также запросы от ФСС по недостающим сведениям.

Документы от Соцстраха поступают в раздел «ФСС» → «Проактивные выплаты» → «Входящие». Подробно о работе с входящими документами ФСС.

Подключение к СЭДО через Контур.Бухгалтерию

В Контур.Бухгалтерии подключиться к СЭДО можно на вкладке «Отчетность» → «ФСС» → «Настроить СЭДО».

Введите регистрационный номер компании, код филиала (при наличии), отправьте запрос на соединение. После того как получите уведомление «СЭДО включен», сможете из Бухгалтерии отправлять в Соцстрах сведения о работниках, принимать запросы и отвечать на них. Смотрите инструкцию по работе с больничным листом в Контур.Бухгалтерии.