Срок хранения отчётности в 2021 году. Новые сроки хранения документов: таблица

Срок хранения отчётов ПФР и ФСС

ПФР

Органы ПФР осуществляют хранение документов, в которых содержится информация персонифицированного учёта. В этих бланках указаны сведения о лицах, застрахованных в системе обязательного пенсионного страхования. Их срок хранения определяется форматом:

• бумажные — не менее 6 лет;
• электронные — не менее 7 лет.

Каждый электронный документ должен быть подтверждён электронной подписью (ЭП), что даёт ему юридическую силу. Сколько хранить указанную отчётность, закреплено в п. 4 ст. 8 27-ФЗ.

ФСС

Органы ФСС хранят все необходимые документы, с помощью которых исчисляют и уплачивают страховые взносы. В соответствии с ст. 23 НК РФ, хранение осуществляется в течение 6 лет.

Исключения составляют:

• Расчёты об обязательном пенсионном страховании хранятся 75 лет, если представлены до 2003 года; 50 лет, если представлены после 2003 года;
• Электронные документы по взносам в ФСС хранятся 60 месяцев после поступления в ведомство.

Срок хранения первичных документов

Первичные документы необходимы для отчётности в ИФНС или при судебных разбирательствах. Они содержат в себе информацию о фактических расходах фирмы. ИФНС может запросить первичные документы во время проведения проверки компании или её контрагентов. Данные заносят в регистры бухгалтерского учёта и осуществляют хранение в течение пяти лет.

Создание и хранение первичных учётных документов в электронной форме разрешено п.5 ст. 9 402-ФЗ.

Документы о приеме, переводе (перемещении), увольнении, кадровом учете

ВИД ДОКУМЕНТА	СРОК ХРАНЕНИЯ	ПРИМЕЧАНИЕ
Реестр должностей федеральной государственной гражданской службы	Постоянно (1)	(1) Состав сведений и документов, содержащихся в реестрах, определяется законами и иными нормативными правовыми актами Российской Федерации. Хранятся в организации, исполняющей функцию ведения реестров, передается на постоянное хранение после завершения ведения
Реестр должностей государственной гражданской службы субъекта Российской Федерации	Постоянно (1)	(1) Состав сведений и документов, содержащихся в реестрах, определяется законами и нормативными правовыми актами Российской Федерации. Хранятся в организации, исполняющей функцию ведения реестров, передается на постоянное хранение после завершения ведения
Реестры федеральных государственных служащих, государственных служащих субъектов Российской Федерации и муниципальных служащих	Постоянно (1)	(1) Состав сведений и документов, содержащихся в реестрах, определяется законами и нормативными правовыми актами Российской Федерации. Хранятся в организации, исполняющей функцию ведения реестров, передается на постоянное хранение после завершения ведения
Приказы, распоряжения по личному составу; документы (докладные записки, справки, заявления) к ним:		(1) Об отпусках, командировках работников с вредными и (или) опасными условиями труда – 50/75 лет
а) о приеме, переводе, перемещении, ротации, совмещении, совместительстве, увольнении, оплате труда, аттестации, повышении квалификации, присвоении классных чинов, разрядов, званий, поощрении, награждении, об изменении анкетно-биографических данных, отпусках по уходу за ребенком, отпусках без сохранения заработной платы;	50/75 лет ЭПК
б) о ежегодно оплачиваемых отпусках, отпусках в связи с обучением, дежурствах, не связанных с основной (профильной) деятельностью;	5 лет (1)
в) о служебных проверках;	5 лет
г) о направлении в командировку работников;	5 лет (1)
д) о дисциплинарных взысканиях	3 года
Трудовые договоры, служебные контракты, соглашения об их изменении, расторжении	50/75 лет ЭПК	–
Уведомления, предупреждения, работников(ам) работодателем	3 года	–
Документы конкурсных комиссий по замещению вакантных должностей и включению в кадровый резерв:		–
а) решения конкурсных комиссий по итогам конкурса на замещение вакантных должностей;	15 лет
б) протоколы заседаний конкурсных комиссий по результатам конкурса на включение в кадровый резерв;	5 лет
в) конкурсные бюллетени	5 лет
Документы (заявления, анкеты, справки, копии документов, удостоверяющих личность, копии документов о трудовой деятельности, квалификации, образовании):		–
а) претендентов на замещение вакантной должности, не допущенных к участию в конкурсе и не прошедших конкурсный отбор;	3 года
б) лиц, не принятых на работу	1 год
Документы (списки, представления, характеристики, анкеты, резюме) по формированию кадрового резерва организации	5 лет	–
Документы (положения, инструкции) об обработке персональных данных:		(1) После замены новыми
а) по месту утверждения;	Постоянно
б) в других организациях	3 года (1)
Согласие на обработку персональных данных	3 года (1)	(1) После истечения срока действия согласия или его отзыва, если иное не предусмотрено федеральным законом, договором
Типовые должностные регламенты (инструкции), профиль должности	3 года (1)	(1) После замены новыми
Должностные регламенты (инструкции) работников	50/75 лет	–
Личные карточки работников, в том числе государственных и муниципальных служащих	50/75 лет ЭПК	–
Личные дела руководителей и работников организаций (1)	50/75 лет ЭПК	(1) Виды документов, входящих в состав личных дел государственных и муниципальных служащих определяются законодательством Российской Федерации, иных работников – локальными нормативными актами организации
Акты приема-передачи личных дел государственных и муниципальных служащих при переводе государственных (муниципальных) служащих на должность государственной (муниципальной) службы в другом государственном органе (органе местного самоуправления)	50 лет	–
Характеристики, справки об объективных сведениях на работников	5 лет	–
Листы собеседования, стажировочные листы водителей	5 лет	–
Подлинные личные документы (трудовая книжка, дипломы, аттестаты, удостоверения, свидетельства)	До востребования (1)	(1) Невостребованные работниками – 50/75 лет
Сведения о трудовой деятельности и трудовом стаже работника	50/75 лет	–
Заявления работников о выдаче документов, связанных с работой, и их копий	1 год	–
Отчеты работников о командировках	5 лет ЭПК	–
Графики отпусков	3 года	–
Документы (характеристики, докладные записки, справки, переписка), связанные с применением дисциплинарных взысканий	3 года	–
Переписка по вопросам приема, перевода на другую работу (перемещения), увольнения работников	3 года	–
Документы (справки, характеристики, представления, переписка) по назначению на должности, заключению служебных контрактов с государственными и муниципальными служащими	5 лет	–
Документы (планы, перечни должностей, списки, отчеты, сведения, переписка) по ведению воинского учета и бронированию граждан, пребывающих в запасе	5 лет	–
Документы (карточки, расписки, листки, повестки) по ведению воинского учета и бронированию граждан, пребывающих в запасе	5 лет (1)	(1) После снятия с учета
Журналы проверок осуществления воинского учета и бронирования граждан, пребывающих в запасе	5 лет	–
Кодексы профессиональной этики:		–
а) по месту утверждения;	Постоянно
б) в других организациях	До замены новыми
Отчеты о соблюдении кодексов профессиональной этики; пояснительные записки к ним	1 год	–
Списки:		–
а) членов руководящих и исполнительных органов организации;	Постоянно
б) ветеранов и участников Великой Отечественной войны и других военных действий;	Постоянно
в) награжденных государственными и иными наградами, удостоенных государственных и иных званий, премий;	Постоянно
г) работников, прошедших аттестацию;	5 лет
д) кандидатов на выдвижение по должности;	До замены новыми
е) совмещающих работу с получением образования;	5 лет
ж) работников, вышедших на пенсию, ушедших в отставку;	5 лет
з) лиц, выезжающих за границу	5 лет
Книги, журналы, карточки учета, базы данных:		–
а) приема, перевода на другую работу (перемещения), увольнения работников;	50/75 лет
б) личных дел, личных карточек, трудовых договоров (служебных контрактов);	50/75 лет
в) учета движения трудовых книжек и вкладышей в них;	50/75 лет
г) бланков трудовых книжек и вкладыша в нее;	5 лет
д) выдачи справок о заработной плате, стаже, месте работы;	5 лет
е) лиц, подлежащих воинскому учету;	5 лет
ж) отпусков;	5 лет
з) прихода и ухода работников, местных командировок;	1 год
и) регистрации прибытия и выезда сотрудников и членов их семей, направленных в загранпредставительства и учреждения Российской Федерации, международные организации;	50/75 лет
к) выдачи служебных заграничных паспортов	5 лет

Как перейти на новую номенклатуру: пошаговая инструкция

Чтобы организовать текущий процесс делопроизводства и последующую передачу документов на хранение, нужна номенклатура дел. Это систематизированный перечень заголовков дел, заводимых в делопроизводстве в течение года, с указанием сроков их хранения. Такой перечень необходим для правильного формирования документов, организации их учета и сохранности, а также быстрого поиска.

Надо стремиться к тому, чтобы номенклатура дел отражала все функции и направления работы организации или ИП. Иначе в процессе делопроизводства неминуемо будут появляться документы, не включенные в номенклатуру, что может привести к нарушению порядка хранения и даже утрате документов.

Исходя из формы номенклатуры дел, утвержденной приказом Минкультуры от 31.03.15 № 526, можно рекомендовать следующую процедуру перехода на новую номенклатуру. Во-первых, необходимо ввести нумерацию структурных подразделений организации. Эти номера потребуются для формирования индекса дел, так как он включает в себя порядковый номер дела, а также номер структурного подразделения.

Справка

При многоуровневой внутренней структуре организации можно вводить сложные индексы, состоящие из групп цифр, отделяемых друг от друга дефисом. К примеру, отдельные номера могут присваиваться департаментам, отделам внутри департамента и рабочим группам внутри отдела.

Вторым этапом при переходе на новую номенклатуру следует разработать правила формирования заголовков дел. При этом нужно исходить из того, что заголовок в четкой, но обобщенной форме должен отражать основное содержание и состав документации дела. Поэтому нельзя указывать просто «документы» или «переписка». Необходимо конкретизировать «документы по приему на работу» или «переписка с ИФНС».

Внимание

В заголовке дела нельзя использовать неконкретные формулировки: «Разное», «Общая переписка», «Входящие документы» и т.п.

Третий этап предполагает распределение всех дел по срокам хранения, и введение соответствующего порядка делопроизводства, при котором документы сразу формируются по делам, исходя из срока хранения. Если при создании документации точное распределение по срокам хранения затруднительно, то вводится двоичная система: изначально все документы относятся к делам либо постоянного, либо временного хранения. А разделение дел временного хранения по конкретным срокам осуществляется уже на следующем этапе специалистами, отвечающими за ведение дел в организации.

ВАЖНО

Нужно ли включать в номенклатуру электронные документы? Пункт 96 ГОСТ Р 7.0.8-2013 «СИБИД. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» определяет электронное дело как электронный документ или совокупность электронных документов и метаданных к ним, сформированных в соответствии с номенклатурой дел. Поэтому электронные дела включаются в общую с делами на бумажном носителе номенклатуру. При добавлении электронных документов в общую номенклатуру нужно руководствоваться теми же правилами, которые применяются в отношении «бумажной» документации.

Подключиться к системе «Диадок» для электронного документооборота с контрагентами

Входящие бесплатно

Разбираемся со сроками на примере

ООО «Ландшафтный дизайн», образованное несколько лет назад, стабильно закрепилось в своем сегменте рынка. Бухгалтерскую часть работы выполнял коллектив из 4 человек. За каждым специалистом были закреплены конкретные участки учета, а отчетностью и взаимодействием с контролерами занимался главбух.

За истекшие периоды работы бухгалтерии в шкафах и подсобных помещениях накопилось несчетное количество папок с документацией. Настало время с ними разобраться.

Большей частью первички были акты выполненных работ — на их основе регулярно определялась выручка фирмы, отражаемая в ее финансовой отчетности.

Об оформлении актов выполненных работ читайте в этой статье.

Значительные объемы бумажных залежей составляли накладные на приобретенные материалы, платежки, зарплатные ведомости и связанные с ними расчеты.

Отдельный стеллаж был полностью забит бухотчетностью, декларациями, отчетами в пенсионный фонд и соцстрах, а также статистическими формами.

Каждый бухгалтер составил по своему участку перечень дел с бухгалтерской документацией, а главбух систематизировал всю информацию в единой таблице, одну из граф которой посвятил нормативным срокам хранения документов, взятым из перечня.

Срок хранения налоговых документов

Для удобства все нормативно-правовые акты, регулирующие хранение налоговой отчётности и сроки хранения документов мы собрали в одной таблице.

Вид документаСрок храненияРегулирующий нормативный акт

Счёт-фактура	5 лет	Стр. 317 перечня, утв. приказом Росархива от 20.12.2019 № 236
Документ об исчислении и уплате страхового взноса	6 лет	подп. 8 п. 1 ст. 23, подп. 5 п. 3 ст. 24 НК РФ
Книга покупок и дополнительные листы	4 года с даты последней записи	Абз. 4 п. 24 прил. 4 к ПП от 26.12.2011 № 1137
Книга продаж и дополнительные листы	4 года с даты последней записи	Абз. 4 п. 22 прил. 5 к ПП от 26.12.2011 № 1137
Журнал учёта счёт-фактур	4 года с даты последней записи	П. 12 прил. 3 к ПП от 26.12.2011 № 1137
Заверенная копия счёт-фактуры для комитента, принципала, инвестора	4 года	П. 11 прил. 1 к ПП от 26.12.2011 № 1137
Таможенная декларация, её заверенная копия, платёжно-расчётный документ на уплату НДС при импорте	4 года	П. 11 прил. 1 к ПП от 26.12.2011 № 1137
Заявление о ввозе товара и об уплате косвенного налога, его заверенная копия, платёжно-расчётный документ об уплате НДС при импорте с территории ЕАЭС	4 года	П. 11 прил. 1 к ПП от 26.12.2011 № 1137
Заполненный бланк строгой отчётности и его копия, на приобретение услуги по найму жилых помещений и услуги по перевозке работников в период служебной командировки	4 года	П. 11 прил. 1 к ПП от 26.12.2011 № 1137
Документ на передачу имущества, НМА, имущественных прав, их нотариально заверенные копии с суммами восстановленного НДС по п. 3 ст. 170 НК РФ	4 года	П. 11 прил. 1 к ПП от 26.12.2011 № 1137
Первичный документ на уменьшение стоимости приобретённого товара, работы, услуги, имущественного права в целях восстановления НДС по подп. 4 п. 3 ст. 170 НК РФ	4 года	П. 11 прил. 1 к ПП от 26.12.2011 № 1137
Сводный документ по операциям за календарный месяц , который подлежит регистрации в книге продаж	4 года	П. 11 прил. 1 к ПП от 26.12.2011 № 1137
Налоговый регистр	5 лет после снятия задолженности. Налоговые регистры по НДФЛ без лицевого счёта или ведомости начисления зарплаты: 75 лет — если документ оформлен до 2003 года,50 лет — если оформлен с 2003 года.	Стр. 303, 311 перечня, утв. приказом Росархива от 20.12.2019 № 236
Документ: об освобождении от уплаты налогов и сборов; о предоставлении льготы, отсрочки уплаты или отказ в ней	5 лет	Стр. 304 перечня, утв. приказом Росархива от 20.12.2019 № 236
Декларации организации по всем видам налогов	5 лет. Налоговые декларации ИП по 2002 год включительно – 75 лет	Стр. 310 перечня, утв. приказом Росархива от 20.12.2019 № 236
Сведения о доходах физлиц	5 лет. Если нет лицевого счета: — 50 лет, если документ оформлен с 2003 года — 75 лет, если оформлен до 2003 года	Стр. 312 перечня, утв. приказом Росархива от 20.12.2019 № 236
Реестр сведений о доходах физлиц, представляемый налоговым агентом	5 лет	Стр. 313 перечня, утв. приказом Росархива от 20.12.2019 № 236
Книга учёта доходов и расходов по УСН организации или ИП	5 лет	Стр. 318 перечня, утв. приказом Росархива от 20.12.2019 № 236
Документ о налоговых льготах для региональных инвестиционных проектов	6 лет	П. 3 ст. 89.2 НК РФ

Документы об аттестации, повышении квалификации и переподготовке, независимой оценке квалификации

ВИД ДОКУМЕНТА	СРОК ХРАНЕНИЯ	ПРИМЕЧАНИЕ
Квалификационные требования, профессиональные стандарты:		–
а) по месту утверждения;	Постоянно
б) в других организациях	До замены новыми
Типовые дополнительные профессиональные программы:		–
а) по месту утверждения;	Постоянно
б) в других организациях	До замены новыми
Программы повышения квалификации и программы профессиональной переподготовки:		–
а) по месту утверждения;	5 лет
б) в других организациях	До замены новыми
Учебные планы, задания	5 лет	–
Учебно-методические пособия по повышению квалификации и профессиональной переподготовке:		–
а) по месту разработки;	Постоянно
б) в других организациях	До минования надобности
Документы (проекты, отзывы, заключения) о разработке учебных программ, планов, пособий	5 лет	–
Курсовые и контрольные работы слушателей организаций, осуществляющих образовательную деятельность по реализации дополнительных профессиональных программ	1 год	–
Планы повышения квалификации работников и профессиональной переподготовки работников:		–
а) по месту утверждения;	5 лет
б) в других организациях	До минования надобности
Отчеты о выполнении планов повышения квалификации и профессиональной переподготовки работников	5 лет	–
Документы (тесты, анкеты, вопросники) по определению (оценке) профессиональных и личностных качеств работников	5 лет	–
Протоколы заседаний, постановления аттестационных, квалификационных комиссий; документы (протоколы счетных комиссий; бюллетени тайного голосования) к ним	10 лет	–
Заявления о несогласии с постановлениями аттестационных, квалификационных комиссий; документы (справки, заключения) об их рассмотрении	5 лет	–
Документы (списки, ведомости) по аттестации и квалификационным экзаменам	5 лет	–
Документы (заявления, свидетельства о квалификации и приложения к нему, заключения о прохождении профессионального экзамена) о прохождении независимой оценки квалификации работников или лиц, претендующих на осуществление определенного вида трудовой деятельности	5 лет	–
Журналы учета выдачи дипломов, удостоверений, сертификатов, свидетельств о профессиональной переподготовке, повышении квалификации и их дубликатов	50 лет	–
Графики проведения аттестации, квалификационных экзаменов	1 год	–
Документы (справки, информации, докладные записки, отчеты) о повышении квалификации, профессиональной переподготовке работников, о проведении независимой оценки квалификации	5 лет	–
Договоры об образовании на обучение по дополнительным профессиональным программам, ученические договоры, договоры о проведении независимой оценки квалификации	5 лет (1)	(1) После истечения срока действия договора; после прекращения обязательств по договору
Журналы учета занятий организаций, осуществляющих образовательную деятельность по реализации дополнительных профессиональных программ	3 года	–
Журналы учета посещения занятий обучающимися в организациях, осуществляющих образовательную деятельность по реализации дополнительных профессиональных программ	1 год	–
Документы (расписания, планы, графики) о проведении занятий, консультаций, итоговой аттестации	1 год	–
Документы (представления, списки, характеристики, справки) о начислении стипендий обучающимся работникам	5 лет	–
Документы (заявки, программы, графики, планы, отчеты, отзывы, списки, характеристики) об организации и проведении практики и стажировки обучающихся	5 лет	–
Списки работников, прошедших повышение квалификации и профессиональную переподготовку, независимую оценку квалификации	3 года	–
Переписка по аттестации, повышению квалификации и профессиональной переподготовке работников, по проведению независимой оценке квалификации	3 года	–

Таблица сроков хранения налоговых, бухгалтерских и кадровых документов в 2021 году

В таблице приведены сроки хранения наиболее распространенных документов налогового, бухгалтерского и кадрового учета, действующие с 2020 года.

С полным перечнем типовых управленческих документов и сроками их хранения можно ознакомиться здесь. Узнать, с какого момента исчислять сроки хранения документации и что делать после истечения сроков временного хранения можно узнать из инструкции, утвержденной приказом Росархива № 237 от 20.12.2019.

Категория документацииВид документовСрок хранения

Налоговый учет	Документы о начисленных и перечисленных суммах налогов и задолженности по ним	5 лет
Налоговый учет	Налоговые декларации и расчеты по всем видам налогов	5 лет
Налоговый учет	Счета-фактуры	5 лет
Налоговый учет	Документы учета сумм доходов и налога на доходы сотрудников	5 лет
Налоговый учет	Документы учета реализации товаров, услуг и работ, облагаемых и не облагаемых НДС	5 лет
Налоговый учет	Справки о выполнении обязанности по уплате налогов, сборов, взносов, пени, штрафных санкций и состоянии расчетов с бюджетом	5 лет
Налоговый учет	Книги учета доходов и расходов организаций, применяющих УСН	5 лет
Налоговый учет	Документы (переписка, акты, возражения, заявления) о разногласиях с ФНС по вопросам начисления и уплаты налогов	5 лет
Налоговый учет	Переписка о реструктуризации задолженности по налогам	6 лет
Налоговый учет	Расчеты по страховым взносам за своих сотрудников	50/75 лет
Налоговый учет	Справки 2-НДФЛ и расчеты сумм НДФЛ	При наличии лицевых счетов — 5 лет При отсутствии лицевых счетов или зарплатных ведомостей — 50/75 лет
Налоговый учет	Реестры сведений о доходах работников, представляемые налоговыми агентами в ФНС	5 лет
Налоговый учет	Карточки индивидуального учета сумм начисленных выплат и страховых взносов	При наличии лицевых счетов — 6 лет При отсутствии лицевых счетов — 50/75 лет
Бухгалтерский учет	Первичные учетные документы и связанные с ними оправдательные документы (ордера, табели, накладные, квитанции, акты о приеме, сдаче и списании имущества)	5 лет при условии проведения проверки; при возникновении споров, разногласий сохраняются до принятия решения по делу
Бухгалтерский учет	Регистры бухгалтерского учета (главная книга, журналы операций, учетные карточки, ордера, ведомости, инвентарные списки)	5 лет при условии проведения проверки
Бухгалтерский учет	Документы учетной политики (стандарты бухучета, рабочий план счетов бухучета)	5 лет после замены на новые
Бухгалтерский учет Бухгалтерская (финансовая) отчетность и аудиторские заключения	Годовая бухгалтерская отчетность	Постоянно
Бухгалтерский учет Бухгалтерская (финансовая) отчетность и аудиторские заключения	Промежуточная бухгалтерская отчетность	5 лет. При отсутствии годовой отчетности — постоянно
Бухгалтерский учет Бухгалтерская (финансовая) отчетность и аудиторские заключения	Документы о рассмотрении и утверждении бухгалтерской отчетности (акты, заключения, протоколы)	Постоянно
Бухгалтерский учет Бухгалтерская (финансовая) отчетность и аудиторские заключения	Аудиторские заключения по бухгалтерской (финансовой) отчетности: а) у аудируемого лица; б) у аудиторской организации, индивидуального аудитора	а). 5 лет; для годовой бухгалтерской (финансовой) отчетности — постоянно б). 5 лет при условии проведения внешней проверки качества работы 10 лет после возмещения ущерба; в случае возбуждения уголовных дел хранятся до принятия решения по делу
Бухгалтерский учет Бухгалтерская (финансовая) отчетность и аудиторские заключения	Документы (акты, справки, переписка) о присвоениях, недостачах и растратах	а). 5 лет; для годовой бухгалтерской (финансовой) отчетности — постоянно б). 5 лет при условии проведения внешней проверки качества работы 10 лет после возмещения ущерба; в случае возбуждения уголовных дел хранятся до принятия решения по делу
Бухгалтерский учет Бухгалтерская (финансовая) отчетность и аудиторские заключения	Документы о выплатах заработной платы и других выплатах (расчетно-платежные ведомости, расчетные листы)	При наличии лицевых счетов — 6 лет При отсутствии лицевых счетов — 50/75 лет
Кадровый учет	Документы по личному составу организации	50/75 лет
Кадровый учет	Коллективные договоры	Постоянно
Кадровый учет	Перечни профессий	По месту утверждения – постоянно, в других организациях – до утверждения новых.
Кадровый учет	Графики отпусков	3 года
Кадровый учет	Оригиналы личных документов работника (трудовая книжка, диплом, свидетельство и прочее)	До востребования, но не более 50/75 лет
Кадровый учет	Документы о премировании сотрудников	5 лет
Кадровый учет	Приказы о кадровых перемещениях	50/75 лет
Кадровый учет	Личные карточки работников	50/75 лет ЭПК
Кадровый учет	Книги, журналы, карточки учета, базы данных бланков трудовых книжек, отпусков, выдачи служебных загранпаспортов, справок о зарплате, месте работы, стаже.	5 лет
Кадровый учет	Документы (заключения, акты, протоколы) о несчастных случаях, травмах и авариях на производстве а) по месту составления; б) в других организациях	а) 45 лет; связанных с крупным материальным ущербом и человеческими жертвами — постоянно б) 5 лет
Кадровый учет	Документы (приказы, распоряжения) о дисциплинарных взысканиях	3 года
Кадровый учет	Заявки о потребности в иностранных работниках	1 год
Кадровый учет	Документы о состоянии и мерах по улучшению условий и охраны труда (справки, обоснования, предложения)	5 лет
Кадровый учет	Заявления сотрудников о выдаче документов, связанных с работой, и их копий	1 год
Кадровый учет	Документы ( журналы, книги) учета инструктажа по охране труда (вводного и на рабочем месте)	45 лет

Cроки хранения наиболее распространенных документов в 2021 году

Эти сроки установлены приказом Росархива. В то же время, по некоторым документам сроки регламентируются нормативными актами других ведомств. Если по одним и тем же документам в нормативных актах установлены разные сроки, рекомендуем для безопасности выбирать больший.

То же самое с документами, которые вы создали или получили до изменения сроков хранения. По ним тоже руководствуйтесь наибольшим сроком.

В сервисе «Моё Дело» все ваши документы сохраняются автоматически

Счета, акты, договоры и вся отчётность хранится в личном кабинете, к которому вы в любое время можете получить доступ

Бесплатная консультация по хранению документов

Прошлогодние взносы ИП в 1% от дохода весь этот год будут в переплате

Сейчас в личном кабинете у многих ИП до сих пор висит переплата по страховым взносам в размере 1% от дохода свыше 300 тыс. рублей, хотя это взносы за 2021 год. Все дело в отсрочке, которую дали бизнесу.

Сроки хранения бухгалтерской документации

Сроки хранения финансовой отчетности, к которой относятся балансы, отчеты об убытках, целевом использовании денег, зависят от ее типа:

• Консолидированная и годовая – на протяжении всего срока деятельности предприятия.
• Квартальная – 5 лет.
• Месячная – год.

ВНИМАНИЕ! Если на предприятии вместо годовой ведется квартальная или месячная отчетность, то ее также нужно хранить на постоянной основе.

Рассмотрим сроки хранения другой документации:

• Налоговые декларации, расчеты платежей по страховке – 5 лет. Если отсутствуют лицевые счета или ведомости по зарплате, этот срок увеличивается до 75 лет.
• Налоговые карточки, данные о доходах ФЛ – 5 лет. Если отсутствуют лицевые счета или ведомости по зарплате – 75 лет.
• Первичная документация, на основании которой ведется бухгалтерский учет (банковские бумаги, чеки), – 5 лет с условием регулярной ревизии.
• Переписка, касающаяся хозяйственных расходов предприятия, – год.
• Реестры данных о доходах ФЛ и лицевые карточки сотрудников – 75 лет.
• Свидетельства переоценки основных фондов, имущества – на протяжении всего срока деятельности организации.
• Бумаги, касающиеся продажи движимых объектов, – 10 лет.
• Акты о передаче прав на недвижимость – на протяжении всего срока работы предприятия.

Минимальный срок хранения официальной документации составляет 5 лет.

Срок хранения бухгалтерских документов

Перечень Приказа Росархива от 20.12.2019 N 236 позволяет узнать о том, сколько хранятся типовые управленческие архивные документы.

Документы, которые содержат в себе информацию о компании, хранятся не менее 5 лет. Порядок регулирует п. 2 ст. 29 402-ФЗ. К ним относят:

• учётную политику;
• стандарты;
• бухгалтерский учёт;
• средства, обеспечивающие воспроизведение электронных документов и проверку подлинности ЭП.

Подп. 8 п. 1 ст. 23 НК РФ обязывает организации и ИП хранить в течение 5 лет данные документов:

• для исчисления и уплаты налогов;
• бухгалтерского и налогового учёта;
• подтверждающие получение доходов и осуществление расходов.

Подп. 6 п. 3.4 ст. 23 НК РФ обязывает хранить 6 лет отчётность, которая необходима для исчисления и уплаты страховых взносов.

Налоговые агенты хранят документы для исчислений, удержаний и перечислений налогов в течение 5 лет, в соответствии с подп. 5 п. 3 ст. 24 НК РФ.

Акционерные общества сохраняют документы согласно постановлению ФКЦБ РФ от 16.07.2003 N 03-33/пс. Полная информация доступна по ссылке.

Согласно ст. 12 14-ФЗ, ООО хранят документы в срок, который устанавливает внутренний нормативно правовой акт компании.

Срок хранения статистической отчётности

В 2021 году юридическими лицами и ИП первичная статистика по организации предоставляется в форме электронного документа, заверенного усиленной ЭП.

Виды статистической отчётности и сроки хранения

Вид документаСрок храненияПримечания

Отчёт организации о выполнении перспективных, целевых и текущих программ, планов и годовых планов; анализ отчётов:		При отсутствии годового — постоянно При отсутствии годового, полугодового и квартального — постоянно
сводный годовой и с большей периодичностью	постоянно
годовой и с большей периодичностью	постоянно
полугодовой	5 лет (1)
квартальный	5 лет (1)
месячный	1 год (2)
Отчёт филиалов, представительств, дочерних предприятий:		При отсутствии годового — постоянно При отсутствии годового, квартального — постоянно
сводный годовой	постоянно
годовой	постоянно
квартальный	5 лет (1)
месячный	1 год (2)
Отчёт руководителя организации о деятельности федерального государственного унитарного предприятия и представителя интересов РФ в органах управления ОАО, представляемый в федеральные органы исполнительной власти, государственных унитарных предприятий субъектов РФ, муниципальных образований	постоянно
Отчёт статистический, статистические сведения и таблицы по всем основным направлениям и форм деятельности организации и документы к ним:		При отсутствии годового — постоянно При отсутствии годового, полугодового и квартального — постоянно
сводный годовой и с большей периодичностью	постоянно
годовой и с большей периодичностью	постоянно
полугодовой	5 лет (1)
квартальный	5 лет (1)
месячный	1 год (2)
единовременный	постоянно
Доклад, аналитическая таблица и справка, статистическая бюллетень об итогах деятельности организации	постоянно
Статистический отчёт и таблица по всем вспомогательным направлениям и видам деятельности организации и документы к нему:
сводный годовой и с большей периодичностью	5 лет
годовой и с большей периодичностью	5 лет
полугодовой	5 лет
квартальный	3 года
месячный	1 год
единовременный	1 год
Документ о выполнении целевых программ	5 лет ЭПК
Отчёт о выполнении государственных или муниципальных заказов на поставку товаров, выполнение работ, оказание услуг:
годовой	постоянно
квартальный	5 лет
отчёт о выполнении грантов	постоянно
Документ о составлении сводного статистического отчёта и сведений	5 лет
Оперативный статистический отчёт, сведения, сводки о выполнении планов организации и её структурных подразделений	До минования надобности
Годовой отчёт о работе структурного подразделения организации	5 лет (1)	При отсутствии годового, квартального отчёта о работе организации — постоянно
Индивидуальный отчёт работников	1 год
Журнал учёта передаваемых статистических данных	5 лет
Вспомогательная книга по оперативному и статистическому учёту и отчётности	1 год
Переписка о составлении, представлении и проверке статистической отчётности	5 лет
Бланк формы статистической отчётности:
по месту разработки и утверждения	постоянно
в других организациях	До замены новыми

Нюансы учета сроков хранения бухгалтерской документации

В практической деятельности ООО «Ландшафтный дизайн» были случаи реализации основных средств с убытком. Для целей бухгалтерского и налогового учета по основным средствам применяются одни и те же документы. Различие заключается только в признании расходов, связанных с их выбытием. Этот факт также необходимо учесть при определении сроков хранения документов.

Например, 2 года назад фирма приобрела автомобиль ВАЗ-21102 (код ОКОФ 15 3410010). Исходя из того, что по классификации ОС относится к 3-й амортизационной группе, срок полезного использования (СПИ) установили в 5 лет. Из-за постоянных поломок автомобиль было решено реализовать по любой предложенной цене. Вырученные от продажи средства оказались меньше остаточной стоимости имущества, и убыток от реализации по нормам налогового учета в течение 3 лет (оставшегося СПИ) будет равномерно учитываться при расчете налога на прибыль.

ВАЖНО! Нюансы налогового учета убытка от реализации ОС отражены в п. 3 ст. 268 НК РФ.

Об особенностях группировки расходов для целей налогового учета читайте в этом материале.

Таким образом, все документы, связанные с формированием первоначальной и остаточной стоимости, срока СПИ, договоры и акты о реализации, а также справки и расчеты по учету убытка от продажи ОС необходимо сохранять в течение не менее 4 лет после окончания включения указанного убытка в налоговую базу. Это связано с тем, что налоговики при проверке вправе изучить документы за 3 года, предшествующих проверке. Таким образом, документы по указанному основному средству придется хранить не менее 9 лет.

Рассмотренный случай не единственный, когда сроки хранения документов удлиняются. В следующем разделе приведем другие ситуации.

Как хранятся документы в Контур.Экстерне

Все отправленные через Экстерн отчеты, подтверждения даты отправки, квитанции, извещения и другие созданные файлы бессрочно хранятся на защищенных серверах Контура — оператора электронного документооборота. У абонентов Экстерна всегда есть доступ к ним.

Даже если вы перестанете пользоваться Экстерном, доступ в архив сохранится. Если документы хранятся в Экстерне в зашифрованном виде, потребуется сертификат электронной подписи, которым вы их заверяли.

Налоговый учет и отчетность: срок хранения документов

Таблица, приведенная далее, отражает сроки, действующие для налогоплательщиков и налоговых агентов, а также для плательщиков страховых взносов.

Справочная таблица с новыми сроками хранения документов налогового учета. Таблица 2

Документ	Срок хранения	Основание
Документы, необходимые для исчисления и уплаты налогов, в т.ч. подтверждающие суммы доходов/расходов и уплату налогов налогоплательщиками и налоговыми агентами	Минимум 4 года	НК РФ, пп. 8 п. 1 ст. 23, пп. 5 п. 3 ст. 24
Налоговые декларации, расчеты по всем налогам	5 лет Декларации ИП ранее 2003 года – 75 лет	Перечень Росархива, утв. Приказом № 236 от 20.12.2019, ст. 310
Счета-фактуры	5 лет	Перечень Росархива, утв. Приказом № 236 от 20.12.2019, ст. 317
Журналы учета полученных/выставленных счетов-фактур (бумажные и электронные)	Минимум 4 года с даты последней записи	Постановление Правительства № 1137 от 26.12.2011, приложение № 3, п. 13
Книги покупок/продаж (бумажные и электронные)	Минимум 4 года с даты последней записи	Постановление Правительства № 1137 от 26.12.2011, приложение № 4, п. 24; приложение № 5, п. 22
Документы по НДФЛ (расчеты, сообщения о невозможности удержания, налоговые регистры), справки о доходах и суммах налога физлиц	5 лет 50/75 лет – при отсутствии лицевых счетов или ведомостей по зарплате	Перечень Росархива, утв. Приказом № 236 от 20.12.2019, ст. 311,312
Документы, подтверждающие расходы на обучение работника, на прохождение работником независимой оценки квалификации (по налогу на прибыль)	В течение срока действия соответствующего договора и 1 года работы сотрудника, но не менее 4 лет	НК РФ, п. 3 ст. 264, п. 4 ст. 283
Документы, подтверждающие размер понесенного убытка (по налогу на прибыль)	В течение всего срока уменьшения налоговой базы текущего периода на суммы ранее полученных убытков
Документы, подтверждающие размер понесенного убытка и сумму, на которую уменьшена налоговая база каждого налогового периода (по УСН, ЕСХН)	В течение всего срока использования права на уменьшение налоговой базы на сумму убытка	НК РФ, п. 7 ст. 346.18, п. 5 ст. 346.6
Документы, необходимые для исчисления и уплаты страховых взносов	6 лет	НК РФ, п. 3.4 ст. 23
Расчеты по страховым взносам	50/75 лет	Перечень Росархива, утв. Приказом № 236 от 20.12.2019, ст. 308, 309
Карточки индивидуального учета сумм выплат и начислений страховых взносов	6 лет 50/75 лет – при отсутствии лицевых счетов или ведомостей начисления зарплаты
Расчеты 4-ФСС, принятые ФСС РФ в электронном виде, в т.ч. квитанции о получении	Минимум 5 лет с момента принятия расчета Фондом	Приказ ФСС РФ от 12.02.2010 № 19, п. 6.2, 6.3

Подробнее
В процессе осуществления деятельности у любого субъекта хозяйствования неизбежно накапливается различная служебная документация. Когда истекает архивный срок хранения такой документации, и она теряет свою актуальность, ее необходимо уничтожить. Данная процедура осложняется тем, что просто утилизировать документы не получится. Необходимо назначить экспертную комиссию и оформить специальный документ — акт уничтожения документов, образец которого вы найдете в этой статье.
Акт уничтожения документов с истекшим сроком храненияСтатья по теме:

Штрафы за нарушение порядка хранения документов

Самая распространенная ситуация, когда нарушение порядка или срока хранения может обернуться штрафом, — это непредставление документа по запросу ИФНС.

Напомним, что такой запрос может быть направлен как при проверке самого налогоплательщика (выездной или камеральной), так и в рамках «встречки», либо вообще без назначения проверки (ст. 93 и 93.1 НК РФ). Во всех случаях непредставление или несвоевременное представление каждого документа, который должен быть у налогоплательщика, обернется штрафом в 200 руб. (п. 1 ст. 126 НК РФ).

ВНИМАНИЕ. Облегчить и ускорить процесс пересылки документов в инспекцию можно с помощью специальных сервисов, например, веб-сервиса «Коннектор Контур.Экстерн». Он дает возможность направить налоговикам десятки тысяч электронных документов единовременно. Через «Коннектор» можно передавать в ИФНС любые электронные документы, созданные по утвержденным форматам (например, счета-фактуры, накладные ТОРГ-12 и проч.), а также скан-образы любых документов, созданных на бумажном носителе: актов, договоров, платежек и др.

Кроме того, отсутствие первичных документов или счетов-фактур может повлечь налоговую ответственность за грубое нарушение правил учета. Здесь размер штрафа зависит от последствий. Если нарушение не привело к занижению налоговой базы, то штраф составит 10 000 или 30 000 руб. (п. 1 и 2 ст. 120 НК РФ). Если же из-за отсутствия документов произошло занижение налоговой базы, то штраф будет равен 20% суммы неуплаченного налога, но не менее 40 000 руб. (п. 3 ст. 120 НК РФ).

Несоблюдение сроков хранения документов может стать основанием и для привлечения организации и ее работников к административной ответственности. Санкции за нарушение правил хранения, комплектования или использования архивных документов (включая кадровые и бухгалтерские) установлены в статье 13.20 КоАП РФ. Наказанием будет предупреждение или штраф в следующем размере: от 3 000 до 5 000 руб. для должностных лиц; от 5 000 до 10 000 руб. для юридических лиц.

За неисполнение обязанности по хранению документов АО или ООО в течение сроков, предусмотренных действующим законодательством, организации наказываются строже.  Размер штрафа составляет от 2 500 до 5 000 руб. для должностных лиц и от 200 000 до 300 000 руб. для самого общества (ч. 1 и 2 ст. 13.25 КоАП РФ). А за несоблюдение сроков хранения учетных и отчетных документов по валютным операциям предусмотрен штраф от 4 000 до 5 000 руб. для должностных лиц и от 40 000 до 50 000 руб. для организаций (ч. 6 ст. 15.25 КоАП РФ). Чуть меньшие взыскания (от 1 000 до 2 000 руб. для должностных лиц и от 10 000 до 20 000 руб. для юрлиц) предусмотрены за нарушение сроков хранения учетных документов по внешнеэкономическим сделкам с товарами, информацией, работами, услугами либо результатами интеллектуальной деятельности для целей экспортного контроля (ч. 2 ст. 14.20 КоАП РФ).