Сроки хранения отчетности в организации. Сроки хранения бухгалтерских и кадровых документов в организации в 2022 году: таблица

Бухгалтерские документы: зачем хранить

Организации и предприниматели ежедневно создают множество бумаг и файлов. Их важно систематизировать и хранить в соответствии с установленными правилами, это делается не только для удобства работы, при этом бумаги имеют разные сроки хранения. Например, годовую бухгалтерскую отчетность нужно хранить постоянно, а правила трудового распорядка — 1 год.

Документы прошлых периодов, даже очень давних, могут помочь:

• защитить свои интересы в суде при разногласиях с контрагентами;
• представить информацию государственным органам о бывших сотрудниках, например, чтобы подтвердить стаж или восстановить трудовую книжку;
• обосновать законность операций, если возникнут вопросы у банка или налоговой.

Если не предоставить отчет по требованию, налоговые инспекторы вправе оштрафовать, а также доначислить налоги и взносы. 

Если бумаги были утрачены или испорчены, компания должна постараться их восстановить.

Как подготовиться к хранению документов

Важно определить правила, сроки хранения каждого типа бумаг, затем закрепить положения в локальных актах компании. Если в нормативных актах обозначены разные сроки хранения, безопаснее применять максимальный из них (письма Минфина от 19.01.2018 № 03-03-06/1/2598 и Росархива от 13.03.2020 № 7/693).

Хранение регулируют:

• Закон от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в РФ».
• Закон от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете».
• Налоговый кодекс РФ.
• Приказ Росархива от 20.12.2019 № 236.
• ФСБУ 27/2021 «Документы и документооборот в бухгалтерском учете».

Если в Перечне Росархива срок определен как «до минования надобности», организация сама определяет срок хранения, но он не может быть меньше 12 месяцев (п. 4.6 Инструкции, утв. приказом Росархива от 20.12.2019 № 237).

Компании должны обеспечить сохранность всех документов: бумажных и электронных — независимо от способа их создания и вида носителя (ст. 5 Закона 125-ФЗ). Срок хранения не зависит от формы — электронной или бумажной (п. 4.2 Инструкции, утв. приказом Росархива от 20.12.2019 № 237).  Хранить их следует в том виде, в котором они были составлены: бумажные  нельзя  оцифровать, а электронные распечатать. 

Для бумаг компании понадобятся папки, стеллажи, площади — к помещениям есть особые требования в Правилах, утвержденных приказом Минкультуры от 31.03.2015 № 526. Электронным файлам, подписанным цифровой подписью, тоже нужно обеспечить режим хранения, исключающий утрату или уничтожение информации и перезаписывать данные на новые носители по мере устаревания прежних. 

Отправляйте и храните отчеты, первичку, кадровые и прочие документы в Контур.Экстерне.

Узнать больше

Как определить начало срока хранения

Для разных типов бумаг и файлов будет отличаться момент, с которого начинается отсчет срока хранения. По общему правилу этот срок отсчитывается с 1 января следующего года, после того как по документам закончилось делопроизводство. Например:

• для отчетности, аудиторских заключений, регистров бухучета отсчитывать срок хранения начинают после отчетного периода  (п. 1 ст. 29 402-ФЗ);
• для учетной политики, стандартов компании, других документов, связанных с организацией и ведением бухучета, а также для средств воспроизведения электронных документов и проверки подлинности электронной подписи срок начинает течь, после того как они в последний раз использовались для составления отчетности (п. 2 ст. 29 402-ФЗ);
• для бумаг по основным средствам, нематериальным активам (акты, ведомости, заключения об определении амортизации и пр.) срок отсчитывается с года, следующего после продажи, списания или выбытия имущества (стр. 323 Перечня, утв. приказом Росархива от 20.12.2019 № 236);
• для бумаг и файлов по безнадежным долгам контрагентов (договоры, письма, платежки) отсчет идет после периода, когда долги признали безнадежными.

Что делать, когда истек срок хранения документов

Бумаги с истекшим сроком хранения уничтожают. Руководитель создает приказом экспертную комиссию из сотрудников организации, которая отбирает такие бумаги и составляет об этом протокол с повесткой и решением. Протокол подписывают все участники.

Затем составляют акт с перечисление бумаг для уничтожения. Компания может передать их для утилизации специальной организации или уничтожить самостоятельно:

• сжечь;
• обработать химическими веществами;
• измельчить с помощью шредера.

После уничтожения составляют еще один акт о фактическом уничтожении, в нем тоже указывают данные о компании и уничтоженных документах.

Храните отчеты, налоговые и бухгалтерские документы в архиве Контур.Экстерна. Архив всегда доступен, можно скачать на свой компьютер.

Узнать больше

Повышение квалификации

Андрей Ивановский

Срок хранения первичных документов

Срок хранения первички — 5 лет после периода, когда их последний раз использовали (ч. 1 ст. 29 Закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ, пп. 8 п. 1 ст. 23 НК, стр. 277 Перечня). Такой же срок установлен для оправдательных документов: банковских, кассовых документов и книг, ордеров, табелей, актов о приеме, сдаче, списании имущества и материалов.

После истечения 5 лет первичку можно уничтожить, но только после завершения ее проверки налоговыми и другими контролирующими органами, а также аудиторской проверки (письмо Росархива от 26.03.2020 №7/905). Экспертная комиссия организации не обладает полномочиями по проведению проверок. При разногласиях первичку хранят до разрешения спора. За ее уничтожение без выездной налоговой или аудиторской проверки компании может грозить штраф.

Сколько хранить налоговые документы 

НК РФ не содержит точного перечня налоговых документов, но на практике к ним можно отнести:

• декларации, отчеты, расчеты по всем видам налогов;
• налоговые регистры;
• свидетельства об освобождении от налогов, льготах, отсрочках в уплате или отказе в них;
• книги покупок и продаж;
• сведения о доходах физических лиц;
• расчетно-платежные ведомости;
• кассовые и банковские документы;
• акты выполненных работ, оказанных услуг и др.

Любые бумаги из этого списка налоговые инспекторы могут посчитать необходимыми для расчета и уплаты налогов. А значит они вправе потребовать их при выездных, камеральных, встречных проверках и других мероприятиях налогового контроля.

Бумаги, необходимые для исчисления, удержания, перечисления и уплаты налогов, хранят 5 лет (пп. 8 п. 1 ст. 23, пп. 5 п. 3 ст. 24). Отсчет срока хранения начинается с 1 января после окончания налогового периода, в котором файл или бумагу использовали для составления отчетности и расчета налогов (письмо Минфина от 19.07.17 № 03-07-11/45829).

Документы, подтверждающие убыток организации, хранят в течение всего срока, когда они уменьшают налоговую базу (п. 4 ст. 283, абз. 7 п. 7 ст. 346.18 НК РФ).

Книги покупок и продаж хранят 4 года, отсчет ведут с даты последней записи (п. 24 Правил ведения книги покупок, п. 22 Правил ведения книги продаж, утв. постановлением Правительства от 26.12.11 № 1137).

Отчитывайтесь во все контролирующие органы, храните отчеты и другие документы в Контур.Экстерна.

Узнать больше

Wildberries обвинили в продажах контрафакта. Больше всех недовольны кожевники

Маркетплейс Wildberries становится каналом сбыта контрафакта в России, площадка готова принять меры по предотвращению таких продаж.

НДФЛ

Срок хранения кадровых документов

Понятия «кадровые документы» в законе нет, но на практике их можно разделить на бумаги по личному составу и положения или приказы, которые распространяются на всех сотрудников. Например, к ним относят:

• трудовые договоры с допсоглашениями;
• график отпусков, график сменности;
• штатное расписание, табель учета рабочего времени;
• правила внутреннего трудового распорядка;
• положение о персданных работников;
• акты и приказы о полномочиях на подписание документов;
• положение об аттестации рабочих мест;
• положение по охране труда;
• документы по воинскому учету и другие бумаги, связанные с кадровым составом.

Бумаги по личному составу (приказы о приеме на работу, увольнении, трудовые договоры, договоры ГПХ, личные карточки и пр.) хранят согласно ст. 22.1 Закона от 22.10.2004 № 125-ФЗ и Перечня:

• созданные до 2003 — не менее 75 лет;
• созданные после 2003 — не менее 50 лет.

Платежные ведомости, расчетные листки хранят 6 лет, если работодатель ведет лицевые счета сотрудников, а в ином случае — 50 лет.

В течение 5 лет хранят приказы о привлечении сотрудников к работе в выходные и нерабочие дни.

Если сотрудник получил образование за счет организации, свидетельства об этом хранятся по срокам налоговых документов — не менее 5 лет: чтобы списать затраты в расходы, организация должна хранить все подтверждающие обучение документы (п.3 ст. 264 НК РФ). 

В приказе Росархива № 236 перечислены другие бумаги, сгруппированные в зависимости от сферы применения. Например:

• правила трудового распорядка хранят 1 год;
• графики отпусков, должностные инструкции, приказы о дисциплинарных взысканиях — 3 года;
• отчеты о командировках, приказы об отпусках, табели учета рабочего времени — 5 лет;
• а при тяжелых, вредных и опасных условиях труда — 75 лет и т.д.

Сдавайте отчетность по актуальным формам и без ошибок. Храните отчеты и другие документы в электронном архиве.

Узнать больше

Россияне стали тратиться на антидепрессанты в 1,5 раза чаще. Интересно, бухгалтерам помогает?

Причиной возросшего спроса эксперты считают рост всеобщей тревожности.

Мероприятия

Разместить

Охрана труда

Сроки хранения отчетности в 2022 году

Отчетность — это вид документации, для нее установлены свои сроки хранения, которые во многом совпадают со сроками для других документов — первичных или кадровых. Сроки хранения бухгалтерской, налоговой отчетности и других бумаг мы привели в сводной таблице.

Как долго нужно хранить документы

Документы бывают временного и постоянного хранения, срок зависит от важности документа (приказ Росархива от 20.12.2019 №236). Это может быть 1 год, 3, 5, 6, 10 лет, 15, 45, 50 и даже 75 лет. Документы постоянного хранения лежат в компании первые десять лет, а потом их отправляют в госархив.

Отсчитывать срок хранения нужно с года, который следует за годом прекращения делопроизводства по документу, а не с даты создания документа. Скажем, вы подписали договор с поставщиком в 2018 году, а завершили работу по этому договору в 2019, тогда срок хранения отсчитывают с начала 2020 года. Или у компании есть первичка, которая подтверждает убытки в 2013 году, и бухгалтерия закончила переносить убытки в 2018, значит срок хранения этой первички начинается с 2019 года.

Храните 1 год:

• свидетельство о регистрации в налоговой ИП или компании или снятии с учета;
• правила трудового распорядка на предприятии.

Храните 3 года:

• графики отпусков.

Храните 5 лет:

• всю первичку; 
• кассовые документы;
• налоговые декларации;
• книги учета доходов, доходов и расходов;
• авансовые отчеты;
• кадровые табели и журналы учета отработанного времени.

Храните 45 лет:

• бумаги о травмах и несчастных случаях на предприятии.

Храните 50 лет:

• расчеты по страховым взносам;
• трудовые договоры;
• личные карточки и личные дела сотрудников;
• при опасном производстве — кадровые табели и журналы учета отработанного времени;
• забытые оригиналы документов работников.

Храните постоянно:

• устав компании, протоколы собраний;
• бухотчетность;
• ликвидационные бумаги;
• штатное расписание.

Таблица сроков хранения бухгалтерских, налоговых и кадровых документов в 2022 году

Вид документаСрок храненияОснование

Бухгалтерские документы
Бухгалтерская отчетность: — годовая; — промежуточная.	постоянно 5 лет, при отсутствии годовой — постоянно	стр. 268 Перечня пп. 8 п. 1 ст. 23 НК РФ
Первичные учетные документы и приложения к ним (кассовые, банковские документы, накладные, платежные поручения, квитанции, авансовые отчеты, переписка и др.)	5 лет, при возникновении споров во время проведения проверки — до принятия решения по делу	стр. 277 Перечня
Регистры бухучета	5 лет	стр. 276 Перечня
Аудиторские заключения	5 лет после отчетного года, по годовой отчетности — постоянно	стр. 286 Перечня
Документы учетной политики	5 лет после замены новыми	стр. 267 Перечня
Расчетно-платежные ведомости, расчетные листы на зарплату и другие выплаты	6 лет. Если нет лицевых счетов: 50 лет — если документы оформлены с 2003, 75 лет — если оформлены до 2003	стр. 295 Перечня
Положения об оплате труда и премировании работников по месту утверждения	Постоянно	стр. 294 Перечня
Документы о дебиторской и кредиторской задолженности	5 лет после погашения долга	стр. 266 Перечня
Акты приемки оказанных услуг или выполненных работ, оказанных услуг по договорам ГПХ	50 лет — если документы оформлены с 2003, 75 лет — если оформлены до 2003	стр. 301 Перечня
Документы о переоценке, определении амортизации, списании основных средств и нематериальных активов	5 лет после выбытия	стр. 323 Перечня
Документы, подтверждающие расчет и уплату страховых взносов	6 лет	пп. 6 п. 3.4 ст. 23 НК РФ
Расчеты по взносам на обязательное пенсионное страхование	50 лет — если документы оформлены с 2003, 75 лет — если оформлены до 2003	стр. 308 Перечня
Налоговые документы
Счета-фактуры	5 лет	пп. 8 п. 1 ст. 23, пп. 5 п. 3 ст. 24 НК РФ, стр. 317 Перечня
Книги покупок и продаж	5 лет	пп. 8 п. 1 ст. 23, пп. 5 п. 3 ст. 24 НК РФ
Первичные документы на уменьшение стоимости приобретенных товаров, работ, услуг, имущественных прав в целях восстановления НДС	5 лет	пп. 8 п. 1 ст. 23, пп. 5 п. 3 ст. 24 НК РФ
Налоговые регистры	5 лет после снятия задолженности,   по НДФЛ, если нет лицевых счетов или ведомостей начисления зарплаты: 50 лет — если документы оформлены с 2003, 75 лет — если оформлены до 2003	пп. 8 п. 1 ст. 23, пп. 5 п. 3 ст. 24 НК РФ, стр. 303, 311 Перечня
Документы об освобождении от уплаты налогов и сборов, предоставлении льгот, отсрочек уплаты или отказе в них	5 лет	пп. 8 п. 1 ст. 23, пп. 5 п. 3 ст. 24 НК РФ, стр. 304 Перечня
Декларации по всем видам налогов	5 лет, ИП по 2002 год включительно —75 лет	пп. 8 п. 1 ст. 23, пп. 5 п. 3 ст. 24 НК РФ, стр. 310 Перечня
Сведения о доходах физических лиц	5 лет, если нет лицевых счетов: 50 лет — если документы оформлены с 2003, 75 лет — если оформлены до 2003	пп. 8 п. 1 ст. 23, пп. 5 п. 3 ст. 24 НК РФ, стр. 312 Перечня
Акты налоговых проверок	5 лет	стр. 139 Перечня
Кадровые документы
Трудовые договоры, служебные контракты, соглашения об их изменении, расторжении	50 лет — если документы оформлены с 2003, 75 лет — если оформлены до 2003	стр. 435 Перечня
Личные карточки  и личные дела работников	50 лет — если документы оформлены с 2003, 75 лет — если оформлены до 2003	стр. 444, 445 Перечня
Лицевые счета работников, карточки-справки по заработной плате	50 лет — если документы оформлены с 2003, 75 лет — если оформлены до 2003	стр. 296 Перечня
Приказы о ежегодно оплачиваемых отпусках, отпусках в связи с обучением, дежурствах, не связанных с основной деятельностью; о служебных проверках; о направлении в командировку.	5 лет по общему правилу,   об отпусках, командировках работников с вредными и (или) опасными условиями труда: 50 лет — если документы оформлены с 2003, 75 лет — если оформлены до 2003	стр. 434 Перечня
Приказы о дисциплинарных взысканиях	3 года	стр. 434 Перечня
Табели, графики, журналы учета рабочего времени	5 лет, При вредных и опасных условиях труда — 50/75 лет	стр. 402 Перечня
Правила трудового распорядка	1 год после замены их новыми	стр. 381 Перечня
Графики отпусков	3 года	стр. 453 Перечня
Документы о производственных травмах, авариях и несчастных случаях на производстве	45 лет, Если связаны с крупным материальным ущербом и человеческими жертвами — постоянно	стр. 425 Перечня

Сдавайте отчетность по актуальным формам и без ошибок. Храните отчеты и другие документы в электронном архиве.

Узнать больше

Срок хранения статистической отчетности

Организации представляют в Росстат статистическую отчетность в форме электронного файла, заверенного усиленной КЭП. У таких документов, как и у бумажных, есть сроки хранения:

• сводные годовые, годовые и с большей периодичностью отчеты должны храниться в организации постоянно;
• полугодовые и квартальные — 5 лет, при отсутствии годовых — постоянно;
• месячные — 1 год, при отсутствии годовых, полугодовых и квартальных — постоянно.

Статистические отчеты и таблицы по вспомогательным направлениям и видам деятельности имеют другие сроки:

• сводные годовые, годовые и с большей периодичностью отчеты, а также полугодовые — 5 лет;
• квартальные — 3 года;
• месячные и единовременные — 1 год.

Свидетельства об итогах деятельности (доклады, аналитические таблицы и справки, статистические бюллетени), отчеты о выполнении грантов организация должна хранить постоянно.

5 летний срок имеют бумаги о выполнении целевых программ, годовые отчеты о работе структурных подразделений, журналы учета передаваемых статистических данных.

1 год — срок хранения индивидуальных отчетов работников, вспомогательных книг по оперативному, статистическому учету и отчетности.

Совместителя можно уволить, когда нашли постоянного работника

Совместителя с бессрочным трудовым договором уволили, когда нашли сотрудника, для которого это место стало основным. Суды нарушений не увидели.

Карьера бухгалтера

1С и валюта. Звучит не так уж страшно: в «Красном уголке бухгалтера» дают пояснения

У нашей читательницы возникли сложности с перерасчетом платежей из евро в доллары. В нашем телеграмм-канале ей быстро помогли.

Прошлогодние взносы ИП в 1% от дохода весь этот год будут в переплате

Сейчас в личном кабинете у многих ИП до сих пор висит переплата по страховым взносам в размере 1% от дохода свыше 300 тыс. рублей, хотя это взносы за 2021 год. Все дело в отсрочке, которую дали бизнесу.

Срок хранения отчетов ПФР и ФСС

Перечень, утвержденный приказом Росархива № 236, содержит информацию по срокам хранения отчетности, представляемой в государственные фонды.

Расчеты по страховым взносам — годовые и квартальные — имеют одинаковый срок хранения (стр. 308 Перечня):

• если они созданы до 2003 — срок не менее 75 лет;
• после 2003 — не менее 50 лет.

Карточки индивидуального учета начисленных выплат и страховых взносов нельзя уничтожать 6 лет, а при отсутствии лицевых счетов или ведомостей начисления заработной платы — 50 или 75 лет в зависимости от года их создания (стр. 309 Перечня).

Сведения, представляемые в Пенсионный фонд РФ для индивидуального (персонифицированного) учета, следует хранить 5 лет (стр. 624 Перечня).

Отчитывайтесь во все контролирующие органы, храните отчеты и другие документы в Контур.Экстерна.

Узнать больше

Брокеры будут удерживать НДФЛ с дивидендов по иностранным акциям

Сейчас брокеры не являются налоговыми агентами по НДФЛ при выплате инвесторам дивидендов по иностранным ценным бумагам. Люди сами должны платить налог. Но ситуация изменится.

Трудовое право

Штрафы за нарушение порядка хранения документов

Самая распространенная ситуация, когда нарушение порядка или срока хранения может обернуться штрафом, — это непредставление документа по запросу ИФНС.

Напомним, что такой запрос может быть направлен как при проверке самого налогоплательщика (выездной или камеральной), так и в рамках «встречки», либо вообще без назначения проверки (ст. 93 и 93.1 НК РФ;  подробнее см. « ИФНС требует документы: на какие запросы нужно ответить, а какие можно игнорировать » и « ИФНС запросила данные по контрагенту или сделке: когда это правомерно, и что будет, если не ответить на требование »). Во всех случаях непредставление или несвоевременное представление каждого документа, который должен быть у налогоплательщика, обернется штрафом в 200 руб. (п. 1 ст. 126  НК РФ).

Внимание

Облегчить и ускорить процесс пересылки документов в инспекцию можно с помощью специальных сервисов, например, веб-сервиса «Коннектор Контур.Экстерн». Он дает возможность направить налоговикам десятки тысяч электронных документов единовременно. Через «Коннектор» можно передавать в ИФНС любые электронные документы, созданные по утвержденным форматам (например, счета-фактуры, накладные ТОРГ-12 и проч.), а также скан-образы любых документов, созданных на бумажном носителе: актов, договоров, платежек и др.

Подключиться к системе «Контур.Экстерн»

Кроме того, отсутствие первичных документов или счетов-фактур может повлечь налоговую ответственность за грубое нарушение правил учета. Здесь размер штрафа зависит от последствий. Если нарушение не привело к занижению налоговой базы, то штраф составит 10 000 или 30 000 руб. (п. 1 и 2 ст. 120 НК РФ). Если же из-за отсутствия документов произошло занижение налоговой базы, то штраф будет равен 20% суммы неуплаченного налога, но не менее 40 000 руб. (п. 3 ст. 120  НК РФ).

Несоблюдение сроков хранения документов может стать основанием и для привлечения организации и ее работников к административной ответственности. Санкции за нарушение правил хранения, комплектования или использования архивных документов (включая кадровые и бухгалтерские) установлены в статье 13.20 КоАП РФ. Наказанием будет предупреждение или штраф в следующем размере: от 3 000 до 5 000 руб. для должностных лиц; от 5 000 до 10 000 руб. для юридических лиц.

За неисполнение обязанности по хранению документов АО или ООО в течение сроков, предусмотренных действующим законодательством, организации наказываются строже.  Размер штрафа составляет от 2 500 до 5 000 руб. для должностных лиц и от 200 000 до 300 000 руб. для самого общества (ч. 1 и 2 ст. 13.25 КоАП РФ). А за несоблюдение сроков хранения учетных и отчетных документов по валютным операциям предусмотрен штраф от 4 000 до 5 000 руб. для должностных лиц и от 40 000 до 50 000 руб. для организаций (ч. 6 ст. 15.25 КоАП РФ). Чуть меньшие взыскания (от 1 000 до 2 000 руб. для должностных лиц и от 10 000 до 20 000 руб. для юрлиц) предусмотрены за нарушение сроков хранения учетных документов по внешнеэкономическим сделкам с товарами, информацией, работами, услугами либо результатами интеллектуальной деятельности для целей экспортного контроля (ч. 2 ст. 14.20  КоАП РФ).

Найдите бухгалтера на «Клерке». Бесплатно

«Клерк» создал отдельный канал Бухджоб для публикации вакансий для бухгалтеров.

Психология для бухгалтера

В жару рабочий день надо сокращать. Рекомендации Роспотребнадзора

В жаркую погоду ведомство рекомендует сокращать рабочий день на 1 час, если в помещении 28,5°C, при повышении температуры до 29°C – на 2 часа, при температуре 30,5°С – на 4 часа.

Страховые взносы

Могут ли оштрафовать за неправильное хранение

За нарушение порядка хранения есть штрафы: 

• при отсутствии бухгалтерских бумаг — штраф 3-5 тыс. рублей для ИП и должностных лиц, 5-10 тыс. рублей для компаний (ст. 15.11 КоАП);
• при непредставлении налоговых документов по требованию ФНС для налогового контроля — 200 рублей за каждый документ (п. 1 ст. 126 НК РФ);
• при непредставлении документов в рамках проверки контрагентов — 10 тыс. рублей для ИП и организаций (п. 2 ст. 126 НК РФ);
• при непредставлении или опоздании с представлением данных о контрагенте в рамках его проверки — 5 тыс. рублей для ИП и организаций и 20 тыс. рублей за повторное нарушение в году (п.1 ст. 129.1 НК РФ);
• при нарушении порядка хранения документов по сотрудникам — 1-5 тыс. рублей для ИП и 30-50 тыс. рублей для организаций (п.1 ст. 15.27 КоАП РФ).

Избежать штрафа поможет только документальное подтверждение того, что документы украли (справка из полиции по вашему заявлению), они сгорели (справка о пожаре из МЧС), их затопило (справка из управляющей компании). Кроме штрафа бывают другие неприятности: налоговая может решить, что документы уничтожены, чтобы скрыть нелегальные схемы — и вам назначат проверку.

Поэтому если с документами что-то случилось до завершения срока хранения, их лучше поскорее восстановить: запросить дубликаты первички у контрагентов, а отчетности — у налоговой, ПФР. 

Что делать, если документы живут дольше фирмы

При ликвидации фирмы, документы по личному составу работников (трудовые договора, личные дела и т д.) передаются в муниципальный архив. Иные документы, у которых не истёк срок хранения, можно сохранить в любом ином месте. До истечения срока хранения уничтожать документы не стоит, даже если фирмы уже не существует.

Статья актуальна на 

25.05.2022

Срок хранения отчетности ИП

Индивидуальный предприниматель обязан соблюдать те же самые сроки хранения документов, которые установлены для организаций. Выбранный им налоговый режим не имеет значения.

Перечень, утвержденный приказом Росархива от 20.12.2019 № 236, обязателен только для организаций. Но в перечне есть строки, напрямую касающиеся ИП. Например, Росархив обязывает предпринимателей хранить:

• налоговые декларации в течение 5 лет (пп. 8 п. 1 ст. 23 НК; стр. 310 Перечня);
• книги учета доходов и расходов на УСН в течение 5 лет (пп. 8 п. 1 ст. 23 НК; стр. 318 Перечня).

Бумаги для исчисления и уплаты страховых взносов ИП должен хранить в течение 6 лет (пп. 6 п. 3.4 ст. 23 НК РФ).

Если ИП прекратил деятельность, документы нельзя уничтожать до окончания срока хранения. Кадровые документы нужно передать в государственный или муниципальный архив, по ним сотрудникам назначают пособия и пенсию. 

Санкции за нарушение порядка хранения документов

За нарушение правил хранения, комплектования, учета или использования архивных документов предусмотрена административная ответственность (ст. 13.20 КоАП). Меры ответственности — предупреждение или административный штраф в размере:

• от 1 000 до 3 000 рублей — для ИП;
• от 3 000 до 5 000 рублей — для должностных лиц, например директора или бухгалтера;
• от 5 000 до 10 000 рублей — для юридических лиц.

Для организаций есть ответственность за другие нарушения:

• грубое нарушение требований бухгалтерского учета, в том числе в отношении бухгалтерской (финансовой) отчетности — например отсутствуют первичные учетные документы, регистры бухучета, бухгалтерская отчетность или аудиторское заключение (ст. 15.11 КоАП), регистры налогового учета, счетов-фактур (ст. 120 НК РФ);
• нарушение требований законодательства о хранении и информации, содержащейся в информационных системах (ст. 13.25 КоАП).

За непредставление по требованию налоговой утерянных или досрочно уничтоженных документов размер штрафа зависит от того, для какой проверки запросили документы:

• вне проверок — штраф 5 000 рублей;
• повторное нарушение в течение календарного года — 20 000 рублей (ст. 129.1 НК РФ);
• при камеральной или выездной проверке — 200 рублей за каждый непредставленный документ (ст. 126 НК РФ). 

Как перейти на новую номенклатуру: пошаговая инструкция

Чтобы организовать текущий процесс делопроизводства и последующую передачу документов на хранение, нужна номенклатура дел. Это систематизированный перечень заголовков дел, заводимых в делопроизводстве в течение года, с указанием сроков их хранения. Такой перечень необходим для правильного формирования документов, организации их учета и сохранности, а также быстрого поиска.

Надо стремиться к тому, чтобы номенклатура дел отражала все функции и направления работы организации или ИП. Иначе в процессе делопроизводства неминуемо будут появляться документы, не включенные в номенклатуру, что может привести к нарушению порядка хранения и даже утрате документов.

Исходя из формы номенклатуры дел, утвержденной приказом Минкультуры от 31.03.15 № 526, можно рекомендовать следующую процедуру перехода на новую номенклатуру. Во-первых, необходимо ввести нумерацию структурных подразделений организации. Эти номера потребуются для формирования индекса дел, так как он включает в себя порядковый номер дела, а также номер структурного подразделения.

Справка

При многоуровневой внутренней структуре организации можно вводить сложные индексы, состоящие из групп цифр, отделяемых друг от друга дефисом. К примеру, отдельные номера могут присваиваться департаментам, отделам внутри департамента и рабочим группам внутри отдела.

Вторым этапом при переходе на новую номенклатуру следует разработать правила формирования заголовков дел. При этом нужно исходить из того, что заголовок в четкой, но обобщенной форме должен отражать основное содержание и состав документации дела. Поэтому нельзя указывать просто «документы» или «переписка». Необходимо конкретизировать «документы по приему на работу» или «переписка с ИФНС».

Внимание

В заголовке дела нельзя использовать неконкретные формулировки: «Разное», «Общая переписка», «Входящие документы» и т.п.

Третий этап предполагает распределение всех дел по срокам хранения, и введение соответствующего порядка делопроизводства, при котором документы сразу формируются по делам, исходя из срока хранения. Если при создании документации точное распределение по срокам хранения затруднительно, то вводится двоичная система: изначально все документы относятся к делам либо постоянного, либо временного хранения. А разделение дел временного хранения по конкретным срокам осуществляется уже на следующем этапе специалистами, отвечающими за ведение дел в организации.

ВАЖНО

Нужно ли включать в номенклатуру электронные документы? Пункт 96 ГОСТ Р 7.0.8-2013 «СИБИД. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» определяет электронное дело как электронный документ или совокупность электронных документов и метаданных к ним, сформированных в соответствии с номенклатурой дел. Поэтому электронные дела включаются в общую с делами на бумажном носителе номенклатуру. При добавлении электронных документов в общую номенклатуру нужно руководствоваться теми же правилами, которые применяются в отношении «бумажной» документации.

Подключиться к системе «Диадок» для электронного документооборота с контрагентами

Входящие бесплатно

Как хранятся документы в Контур.Экстерне

Все отправленные через Экстерн отчеты, подтверждения даты отправки, квитанции, извещения и другие созданные файлы бессрочно хранятся на защищенных серверах Контура — оператора электронного документооборота. У абонентов Экстерна всегда есть доступ к ним.

Даже если вы перестанете пользоваться Экстерном, доступ в архив сохранится. Если документы хранятся в Экстерне в зашифрованном виде, потребуется сертификат электронной подписи, которым вы их заверяли.

Всегда доступный архив на компьютере

Еще для абонентов Экстерна есть бесплатная программа Контур.Архив, которая автоматически выгружает из Экстерна и сохраняет копии документов на компьютер.

Контур.Архив скачивает отчеты в ФНС, ПФР, ФСС, Росстат, а также требования, в том числе формализованные ответы на требования и представленные первичные документы к отчетам.